folgenden Tabelle finden Sie einen Vergleich wesentlicher Merkmale des Controlling-Prozesses.
Abb. 6 Unterschiede Projektcontrolling / klassisches Controlling
2.1.5 Aktive und passive Größen im Controlling
Controlling hat das Ziel, Abweichungen von der Projektplanung zu identifizieren und negative Effekte zu vermeiden. Negative Effekte lassen sich in nach geschalteten Größen, wie Mengen, Kosten oder Terminen ablesen. Maßnahmen sollten dagegen eingeleitet werden, bevor negative Effekte Auswirkungen auf das Ergebnis haben. Controlling im Anlagenbau erfordert somit passive und aktive Elemente, um eine rechtzeitige und ausreichende Prognose der Projektentwicklung zu ermöglichen.
Passive Größen
Kosten
Mengen
Termine
Qualität
Aktive Größen
Chancen / Risiken
Änderungen, Störungen, Ereignisse
Claims
Abb. 7 Aktive und Passive Controlling-Größen
Passive Größen im Controlling sind von Ereignissen abhängig, die bereits eingetreten sind. Somit lässt sich häufig nur begrenzt Einfluss nehmen. Aktive Größen liegen zeitnah oder auch vor dem Ereignis, so dass präventive Maßnahmen ergriffen werden können, bevor ein negativer Effekt eintritt.
Controlling dient dazu, Risiken zu erkennen, die das Projektergebnis gefährden. Die folgende Übersicht zeigt die grundsätzlichen Bausteine, die in einem vollständigen Controlling-Prozess berücksichtigt werden sollten. Dabei handelt es sich zum Teil um erkannte Risiken, die bereits mit der Unterschrift unter den Vertrag identifiziert wurden und ständig beobachtet werden sollten. Zusammen mit den entsprechenden strategischen Maßnahmen lässt sich das Risiko reduzieren oder sogar vermeiden. Die Reduktion jedes Risikos auf Null, ist allerdings gleichbedeutend mit der Aufgabe des unternehmerischen Handelns. Als zweiter Ansatz spielen die aktiven Größen eine Rolle, die häufig für das Projekt individuell definiert werden müssen und z.B. an Schnittstellen fest gemacht werden. Die konventionellen Controlling-Methoden zur Überwachung der Termine und Kosten zeigen meist nur die Auswirkung von eingetretenen Risiken, die maximal noch reduziert, aber nicht mehr gänzlich vermieden werden können. Auf Ereignisse, die meist ungeplant und ohne Vorwarnung eintreten, gilt es sofort angemessen zu reagieren. Wichtig ist in diesem Punkt, dass frühzeitig die schuldige Partei identifiziert wird, um zum einen die Beweissicherung durchzuführen und zum anderen schadensmindernde Maßnahmen einzuleiten.
Abb. 8 Zyklische Analyse verschiedener Controlling-Elemente
Gemäß dieser Tabelle ist nach projektspezifischen und allgemeinen Methoden zu unterscheiden. Zusätzlich ist der Zyklus zu beachten, der zum einen wöchentliche und monatliche Analysen vorsieht, aber auch eine Systematik erfordert, die in der Lage ist, auf kritische Ereignisse sofort reagieren zu können. Die Regelung sollte klare Richtlinien beinhalten, die eine eindeutige Zuordnung des jeweils verantwortlichen Mitarbeiters, vornimmt. Der wesentliche Ansatz besteht vor allem darin, dass die Information über die Störung oder Abweichung und das damit verbundene Risiko für das Projekt, schnell an die richtigen Stellen im Management gelangt. Ziel soll es sein, mit geeigneten Maßnahmen, das Risiko für das Projekt zu reduzieren. Dies ist nur dann effizient möglich, wenn die Information über derartige Ereignisse in qualifizierter Form so früh wie möglich an die zuständigen Stellen mitgeteilt wird. Dies ist in den meisten Fällen der Projektleiter, der dann über die weiteren Schritte entscheidet. Bewährt hat sich die Systematik einer Meldungs-Eskalation, wie sie in Kapitel 1.3.6 beschreiben wird.
2.2 Controlling, Steuerung und Regelung
2.2.1 Regelungsprozesse in der Technik
Die Besonderheit bei geschlossenen Regelkreisen besteht darin, dass eine Eingangsgröße erst den gesamten Zyklus durchlaufen muss. Erst wenn der Zyklus abgeschlossen ist, liegen neue Werte vor, die als Messgröße eine Abweichung anzeigen. Diese Zeit, zwischen dem Ereignis, dass zu einer Abweichung im Ergebnis führt und dem Erkennen, dass eine Abweichung vorliegt, nennt man „Totzeit“. Im technischen Bereich gibt es viele unterschiedliche Regel- und Steuerungskonzepte, die zur optimalen Beherrschung von Prozessen entwickelt wurden. Ein einfacher Regelungs-Prozess für eine manuelle Niveau-Regelung hat das folgende Aussehen:
Abb. 9 Einfacher Regelprozess
Bei diesem einfachen Regelprozess, wird der Füllstand in einem Behälter geregelt. Das Ziel liegt darin, den Füllstand möglichst genau auf einem Niveau zu halten. Durch den Ablauf am Boden fließt sporadisch Flüssigkeit ab, so dass der Zulauf über das Ventil geregelt werden muss. Sie werden sicher erkannt haben, dass es sich um das Prinzip der Toilettenspülung handelt. Dabei ist der Regler jedoch eine starre mechanische Konstruktion, die das Ventil bei Erreichen eines Niveaus im Spülkasten schließt. Die Maßnahme ist das Öffnen des Ventils, um den Prozess wieder an den Sollzustand (gefüllter Behälter) heranzuführen. Je nachdem, wie weit das Niveau absinkt, ist das Ventil mehr oder weniger geöffnet. In der Industrie gibt es bei den meisten Vorgängen die Forderung, dass der Sollzustand (Behälter gefüllt bis zum vorgegebenen Soll-Niveau) möglichst nicht verlassen und ansonsten so schnell, wie möglich wieder hergestellt wird. Gerade dann, wenn zusätzliche Faktoren (Störgrößen), wie z.B. weitere Verbraucher, die zusätzlich das Niveau absenken, existieren, wird die Aufgabe, das Niveau zu halten immer schwieriger. Eine Möglichkeit besteht darin, dass in dem Moment, in dem registriert wird, dass andere Verbraucher Flüssigkeit entnehmen, sofort das Ventil weit über den Wert geöffnet wird, der eigentlich dem Niveau entsprechen würde. Man spricht auch von einer „Störgrößenaufschaltung“, die auf Basis von berechneten Formeln, zusätzlich zum Regelkreis in den Prozess eingreift. Die Industrie untersucht diese Prozesse sehr aufwendig, um Regeln zu entwickeln, die erkennen lassen, wie diese Störgrößen, die einen Prozess beeinflussen, optimal genutzt werden können, um den Sollzustand möglichst nicht zu verlassen. Diese Störgrößen werden dann zur Vor-Steuerung des Prozesses genutzt. Das bedeutet, dass noch bevor die Regelung reagiert, die Eingangsgröße des Prozesses entsprechend den festgelegten Regeln verändert wird. Dieser Einfluss darf auf der anderen Seite nicht unkontrolliert lange auf den Prozess einwirken, da sonst ein Überschwingen in die andere Richtung erfolgt. Der Regler ist also grundsätzlich in der Lage, den Grundprozess wieder auf den geplanten Sollwert zurückzuführen. Dies kann aber bedeuten, dass die eingetretene Abweichung zu Nebeneffekten führt, die die Wirtschaftlichkeit in Frage stellen. Also gibt es die Anforderung, dass der Prozess möglichst schnell ohne negative Effekte wieder auf den Sollzustand zurückgefahren wird.
Abb. 10 Schwingung im Regelprozess
2.2.2 Regelungsprozess im Controlling
Controlling wird gerne als geschlossener Regelkreis betrachtet. Dabei besteht Controlling aus unterschiedlichen Elementen, die in Summe verhindern sollen, dass die Entwicklung des Unternehmen oder Projektes von dem geplanten Kurs abweicht.
Abb. 11 Regelkreis des Controlling
Wenn dieses Schema auf einen