бизнесмена со своими соответствующими партнерами показывает, что беседа может быть сильным и эффективным средством для достижения поставленных целей, и, наоборот, плохо подготовленная и неумело проведенная может надолго испортить отношения.
По существующим правилам в фирмах, после окончания переговоров назначенный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы.
В ней фиксируются следующие данные: название инофирмы, страна, место, дата и время начала переговоров, участники переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с иностранной стороны, основные обсуждавшиеся вопросы, мнения сторон по этим вопросам, достигнутая договоренность или позиции сторон по разногласиям, запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов, какие подготовлены и подписаны итоговые документы, какие сувениры и подарки вручены членам прибывшей делегации.
Запись беседы имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.
Поэтому рекомендуется запись беседы оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес для других ведомств и организаций.
Разговор по телефону с официальными лицами
Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута по телефону.
Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций, иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.
Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.
В российских фирмах и организациях, как правило, ведутся журналы учета телефонных разговоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоялся телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.
При эффективном использовании телефона он становится важнейшим компонентом имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. Умение сотрудников фирмы вести телефонные переговоры, в конечном счете, определяет ее репутацию (как в мире бизнеса, так и среди широких кругов потребителей), а также размах ее деловых операций. Поэтому, когда в вашей фирме звонит телефон:
Следует:
– поднять трубку до четвертого звонка телефона;
– говорить «доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел;
– концентрироваться на разговоре