приятно, т. е. письма, которые сразу же производят благоприятное впечатление. Письмо – это зеркало, отражающее вашу внешность, вкус и характер.
Для деловой переписки пользуйтесь бумагой лучшего качества.
Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги. Все, что напечатано на конверте на машинке или типографским способом, должно соответствовать напечатанному на бумаге.
Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и благородным вкусом. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для ежедневной деловой переписки.
Все деловые письма следует печатать на машинке, по крайней мере, в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции.
Текст письма должен быть красиво и правильно расположен на бумаге. Независимо от того, короткое это письмо или длинное, текст должен быть напечатан ровно и симметрично.
Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Никогда не допечатывайте деловое письмо на обратной стороне листа.
Постарайтесь, чтобы предложения и абзацы в письме были как можно короче. Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее.
В письме не должно быть ошибок в правописании, опечаток, неправильных или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, плохая орфография, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все усилия по решению вопроса.
При написании деловых писем на иностранном языке следует придерживаться правила, по которому с большой буквы пишутся:
– имена существительные собственные, а также имена прилагательные, обозначающие национальную и государственную принадлежность (Russian, English);
– слова, включая сокращения, в названиях фирм и организаций;
– слова в обозначении занимаемой должности (Director, Chief, Engineer);
– сокращения, обозначающие названия городов, республик, улиц, дорог и т. д.;
– полные и сокращенные названия месяцев и дней недели;
– названия товаров, торговых марок.
Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.
Если письмо пишется партнеру впервые, необходимо начать с представления своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.
Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п.
Подпись ставится