Spalte separat eingeben. Stattdessen schnappen Sie sich die rechte untere Ecke der Zelle und ziehen die Formel bis zur letzten Zelle, die die Formel enthalten soll (in unserem Fall am besten nach unten). Dabei werden die Adressen-Zellen der Spalten C und D so aktualisiert, dass sie jeweils ihrer neuen Zieladresse entsprechen. Wenn, wie im Fall der Imbiss-Daten, die linke Spalte vollständig ausgefüllt ist, können Sie die rechte untere Ecke der Zelle auch doppelt anklicken, damit Excel die Spalte vollständig mit Leben füllt (siehe Abbildung 1.4). Probieren Sie diesen Doppelklick aus. Ich verwende ihn im gesamten Buch, und wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, ersparen Sie sich viel Kummer.
Abb. 1.4 Eine Formel durch Ziehen an der rechten unteren Ecke kopieren
Was aber, wenn Sie nicht wollen, dass sich die Zellen in der Formel relativ zum Ziel ändern, wenn sie gezogen oder kopiert werden? Wenn Sie verhindern wollen, dass etwas geändert wird, fügen Sie davor einfach ein $ ein.
Ändern Sie zum Beispiel die Formel in E2 in:
=C$2*D$2
Wenn Sie nun die Formel nach unten kopieren, verweist die Formel nur noch auf die Zeile 2.
Wenn Sie die Formel nach rechts kopieren, wird C zu D, D zu E und so weiter. Wenn Sie dieses Verhalten nicht haben wollen, setzen Sie vor den Verweis auf die Spalte ebenfalls ein $. Dies wird dann im Gegensatz zur relativen Referenz absolute Referenz oder absolute Adressierung genannt.
1.4 Zellen formatieren
Excel bietet für die Formatierung von Werten sowohl statische als auch dynamische Formatierungen an. Schauen Sie sich einmal Spalte E an, die Spalte Aktueller Gewinn, die Sie gerade angelegt haben. Markieren Sie diese Spalte, indem Sie auf die grau unterlegte Spatenbezeichnung E klicken. Klicken Sie dann die Markierung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie ZELLEN FORMATIEREN.
Sie können Excel im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN mitteilen, was für eine Art von Zahlen die Spalte E enthält. In unserem Fall ist es eine WäHRUNG. Und Sie können hier festlegen, wie viele Nachkommastellen eine Zahl in dieser Spalte haben soll. Behalten Sie zwei Nachkommastellen bei (siehe Abbildung 1.5). Sie finden im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN auch Optionen, um die Schriftfarbe, die Ausrichtung des Textes, die Hintergrundfarbe, Ränder und so weiter zu ändern.
Abb. 1.5 Das Dialogfeld »Zellen formatieren«
Frage: Was machen Sie, wenn Sie nur die Zellen formatieren wollen, in denen ein bestimmter Wert oder ein bestimmter Wertebereich steht? Und wie erreichen Sie es, dass sich diese Formatierung abhängig vom aktuellen Wert ändert?
Sie setzen etwas ein, das bedingte Formatierung genannt wird. Dieses Buch nutzt diese Art der Formatierung weidlich aus.
Verlassen Sie das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN und wechseln Sie auf die Registerkarte START. Im Abschnitt FORMATVORLAGEN befindet sich die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG (siehe Abbildung 1.6). Klicken Sie diesen Menüpunkt an, und es öffnet sich ein Dropdownmenü mit Auswahlmöglichkeiten. Die bedingte Formatierung, die in diesem Text in der Regel verwendet wird, heißt FARBSKALEN. Wählen Sie eine Skala für Spalte E aus und beachten Sie, wie jede Zelle dieser Spalte abhängig davon, ob sich ein hoher oder ein niedriger Wert darin befindet, eine dementsprechende Hintergrundfarbe erhält.
Abb. 1.6 Eine bedingte Formatierung zuweisen
Um eine bedingte Formatierung wieder zu entfernen, verwenden Sie im Dropdownmenü BEDINGTE FORMATIERUNG den Eintrag REGELN LöSCHEN.
1.5 Inhalte einfügen
Oft haben Sie ein Interesse daran, dass in Zellen keine Formeln wie in Abbildung 1.4 herumliegen. Wenn Sie zum Beispiel die Formel ZUFALLSZAHL() verwenden, um einen Zufallswert zu erzeugen, ändert sich dieser Wert jedes Mal, wenn das Arbeitsblatt automatisch neu berechnet wird. Obwohl so etwas eigentlich nicht schlecht ist, kann es in bestimmten Situationen ziemlich lästig sein. Als Lösung bietet sich in diesem Fall an, die Zellen zu kopieren und dann nur die Werte wieder in sie zurückzuschreiben.
Wenn Sie aus Formeln einfache Werte machen möchten, kopieren Sie eine Spalte, die Formeln enthält (zum Beispiel die Spalte E), und fügen Sie sie mit der Option INHALTE EINFüGEN wieder ein. (Unter Windows finden Sie diese Option auf der Registerkarte START im Bereich EINFüGEN. Abhängig von der eingesetzten Excel-Version enthält das Dropdownmenü EINFüGEN sofort die Option WERTE EINFüGEN, oder Sie müssen den Umweg über das Dialogfeld INHALTE EINFüGEN gehen, das Abbildung 1.7 zeigt. Beachten Sie, dass es INHALTE EINFüGEN ermöglicht, Daten beim Einfügen von einer vertikalen in eine horizontale Ausrichtung und umgekehrt zu transponieren. Sie werden diese Funktion in späteren Kapiteln verwenden.
Abb. 1.7 Das Dialogfeld »Inhalte einfügen«
1.6 Diagramme hinzufügen
Die Arbeitsmappe mit den Verkäufen des Imbissstands enthält auch ein Arbeitsblatt mit dem Namen Kalorien, das eine kleinere Tabelle mit Angaben darüber enthält, wie viele Kalorien die einzelnen Artikel haben, die am Imbissstand verkauft werden. Daten dieser Art lassen sich in Excel problemlos auch grafisch darstellen. Auf der Registerkarte EINFüGEN (DIAGRAMME auf dem Mac) gibt es einen Bereich DIAGRAMME, der eine Reihe von grafischen Darstellungsmöglichkeiten wie Balkendiagramme, Liniendiagramme und Tortendiagramme zur Verfügung stellt.
Tipp
Wir verwenden in diesem Buch fast immer Balkendiagramme, Liniendiagramme und Punktdiagramme. Lassen Sie sich niemals mit einem Tortendiagramm erwischen. Und verwenden Sie erst recht nicht die 3D-Tortendiagramme, die Excel anbietet, oder mein Geist wird sogar aus meinem Grab heraus noch hinter Ihnen her sein. Sie sind hässlich, sie stellen Daten nicht besonders verständlich dar, und der 3D-Effekt hat weniger ästhetischen Wert als die Strandfotos, die im Wartezimmer meines Zahnarztes hängen.
Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt KALORIEN die Spalten A und B. Klicken Sie dann im Menü SäULE auf GRUPPIERTE SäULE, um die Daten grafisch darzustellen. Spielen Sie mit dem Diagramm ein wenig herum. Sie können dort Bereiche mit der rechten Maustaste anklicken, um Formatierungsmenüs erscheinen zu lassen. Wenn Sie beispielsweise die Balken mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie DATENREIHEN FORMATIEREN auswählen, um dann die Füllfarbe zu ändern und aus dem standardmäßig von Excel verwendeten Blau zum Beispiel Schwarz machen, weil Ihnen das besser gefällt.
Es gibt keinen Grund, die standardmäßig vorhandene Legende beizubehalten. Markieren Sie sie und drücken Sie die Taste
Abb. 1.8 Ein gruppiertes Balkendiagramm einfügen
1.7 Die Menüs »Suchen« und »Ersetzen«
Sie werden in diesem Buch des Öfteren auf die Menüs SUCHEN und ERSETZEN zugreifen. Unter Windows können Sie entweder die Tastenkombination
