SUCHEN UND AUSWäHLEN die Schaltfläche SUCHEN. Auf dem Mac gibt es in der rechten oberen Ecke des Arbeitsblatts ein Suchfeld (drücken Sie dort die Taste mit dem nach unten zeigenden Pfeil, um das Menü ERSETZEN anzuzeigen), oder Sie drücken
Probieren Sie das einmal aus und öffnen Sie auf dem Arbeitsblatt Kalorien das Menü ERSETZEN. Sie können jedes auf dem Arbeitsblatt vorhandene Kalorien durch Energie ersetzen (siehe Abbildung 1.9), indem Sie die Begriffe in die entsprechenden Felder von SUCHEN UND ERSETZEN eingeben und die Schaltfläche ALLE ERSETZEN anklicken.
Abb. 1.9 »Suchen und Ersetzen«ausführen
1.8 Formeln für das Auffinden und Entnehmen von Werten
Wenn ich nicht davon ausginge, dass Sie wenigstens einige Excel-Formeln (wie SUMME, MIN, MAX und so weiter) kennen, müssten wir hier noch den ganzen Tag weitermachen. Ich möchte aber so schnell wie möglich richtig loslegen. Nichtsdestotrotz gibt es noch ein paar Formeln, die des Öfteren in diesem Buch verwendet werden und die Sie bisher wohl nur dann benötigt haben, wenn Sie wirklich tief in die wunderbare Welt der Tabellenkalkulationen eingedrungen sind. Diese Formeln haben damit zu tun, einen Wert in einem Wertebereich zu suchen und seinen Ort zurückzugeben beziehungsweise eine Position in einem Wertebereich aufzusuchen und deren Wert zurückzugeben.
Ich möchte einige dieser Formeln auf dem Arbeitsblatt Kalorien behandeln.
Ab und an kommt es vor, dass Sie wissen wollen, an welcher Position einer Spalte oder Zeile ein Element zu finden ist. Ist es das erste, das zweite, das dritte Element? Die entsprechende Aufgabe übernimmt die Formel VERGLEICH() gerne für Sie. Tragen Sie in die Zelle A18 die Bezeichnung Vergleich ein. In der Zelle daneben, in B18, geben Sie die Formel ein, um herauszufinden, ob und wo in der Artikelliste das Wort Hamburger auftaucht. Damit diese Formel funktioniert, müssen Sie ihr einen zu suchenden Wert, einen Suchbereich und eine 0 mitgeben, um sie zu zwingen, Ihnen die Position des Schlüsselwortes zurückzugeben:
=VERGLEICH(ʺHamburgerʺ;A2:A15;0)
Das Ergebnis ist eine 6, weil Hamburger an der sechsten Position des vorgegebenen Wertebereichs steht (siehe Abbildung 1.10).
Kümmern wir uns nun um INDEX(). Tragen Sie in die Zelle A19 die Bezeichnung Index ein. Die Formel enthält einen Wertebereich und jeweils als Zahl eine Zeile und eine Spalte. Sie gibt den Wert zurück, der sich im Wertebereich an der angegebenen Position befindet. Sie können zum Beispiel die Formel INDEX auf die Kalorientabelle A1:B15 anwenden, um die Kalorienzahl herauszufinden, die der Artikel Wasser enthält; der entsprechende Wert steht in Zeile 3 der Spalte 2:
=INDEX(A1:B15;3;2)
Als Ergebnis wird 0 zurückgegeben. Ein Blick auf die Tabelle in Abbildung 1.10 zeigt, dass Wasser keine Kalorien hat.
Eine andere Formel, die ich im Buch gerne verwende, ist BEREICH.VERSCHIEBEN(). Tragen Sie in die Zelle A20 Bereich verschieben ein, und verwenden Sie B20, um mit der Formel herumzuspielen.
Sie sorgen mit dieser Formel für einen Bereich, der wie ein Cursor fungiert, der sich anhand von Zeilen- und Spaltenadressen bewegt. (Dies funktioniert wie bei INDEX, bei dem es um einen einzelnen Wert geht und dabei die Zählung mit null beginnt.) Versorgen Sie für ein Beispiel die Formel BEREICH.VERSCHIEBEN mit einer Referenz auf die oberste linke Zelle des Arbeitsblatts, A1, und lassen Sie den Wert zurückgeben, der sich drei Zellen weiter unten in Spalte 0 befindet.
=BEREICH.VERSCHIEBEN(A1;3;0)
Dies gibt den Namen des dritten Elements in der Liste zurück: Schokoladenriegel (siehe Abbildung 1.10).
Die letzte Formel, die ich in diesem Abschnitt vorstellen möchte, ist KKLEINSTE(das mit KGRÖSSTE ein auf die gleiche Weise funktionierendes Gegenstück besitzt). Wenn Sie eine Liste mit Werten haben und zum Beispiel den drittkleinsten Wert zurückgeben wollen, erledigt KKLEINSTE diesen Job für Sie. Wenn Sie diese Aussage nachprüfen wollen, tragen Sie in die Zelle A21 die Bezeichnung K-Kleinster ein und füttern Sie KKLEINSTE in B21 mit der Liste der Kalorien und einem Index von 3:
=KKLEINSTE(B2:B15;3)
Zurückgegeben wird 150, weil dies (nach 0 (für Wasser) und 120 (für Limonade) der drittkleinste Wert in der Kalorienliste ist, wie Abbildung 1.10 zeigt.
Abb. 1.10 Formeln, die Sie kennen sollten
Um Verweise auf Werte zu erhalten, gibt es eine Formel, bei der es sich um eine Art von VERGLEICH für Steroide handelt: SVERWEIS (diese Formel besitzt ein waagerechte arbeitendes Gegenstück WVERWEIS. Für diese Formel gibt es einen eigenen Abschnitt, weil sie ein Biest ist.
1.9 SVERWEIS verwenden, um Daten zusammenzuführen
Weiter geht’s. Wechseln Sie zum Arbeitsblatt Verkäufe. Sie können hier problemlos eine Zelle aus dem vorherigen Arbeitsblatt Kalorien heraus ansprechen, indem Sie einfach den Namen des Arbeitsblatts und ein Ausrufezeichen (!) vor eine Zelle setzen, deren Inhalt Sie auslesen wollen. So ist zum Beispiel Kalorien!B2 eine Referenz auf die Kalorien von Bier, und zwar unabhängig davon, auf welchem Arbeitsblatt Sie gerade arbeiten.
Wie sieht das nun aus, wenn Sie wollen, dass die Kalorienwerte auch in einer Spalte auf dem Arbeitsblatt mit den Verkäufen erscheinen, und zwar so, dass neben jedem verkauften Artikel die entsprechende Kalorienzahl steht? Für diese Aufgabe gibt es eine Formel, die SVERWEIS heißt.
Geben Sie als Überschrift für Spalte F Kalorien ein. Die Zelle F2 soll die Kalorienzahl des ersten Bierverkaufs aufnehmen, die für Bier auf dem Arbeitsblatt Kalorien hinterlegt worden ist. Zu diesem Zweck müssen Sie der Formel die Artikelbezeichnung aus der Zelle A2, eine Referenz auf die Tabelle Kalorien!$A$1:$B$15 und die relative Adresse der Spalte angeben, aus der der Rückgabewert ausgelesen werden soll (in unserem Beispiel ist dies die zweite Spalte):
=SVERWEIS(A2;Kalorien!$A$1:$B$15;2;FALSE)
Das FALSE am Ende der Formel SVERWEIS bedeutet, dass Sie Bier nur in genau dieser Schreibweise akzeptieren. Wenn die Formel Bier nicht in der Kalorientabelle findet, soll sie eine Fehlermeldung zurückgeben.
Wenn Sie die Formel eingeben, sehen Sie, dass aus dem Arbeitsblatt Kalorien 200 Kalorien übernommen werden. Da Sie vor die Tabellenreferenz ein $ platziert haben, können Sie die Formel in die gesamte Spalte kopieren, indem Sie auf der rechten unteren Ecke der Zelle einen Doppelklick ausführen. Abbildung 1.11 zeigt das Ergebnis dieser Aktion.
Abb. 1.11 Kalorienwerte mit »SVERWEIS«übernehmen
1.10 Filtern und sortieren
Nachdem das Arbeitsblatt nun auch die Kalorienwerte enthält, möchten Sie vielleicht nur die Transaktionen sehen, die mit Gefrorenes zu tun haben. Zu diesem Zweck müssen Sie das Arbeitsblatt filtern. Um dies zu erreichen, markieren Sie zunächst die Daten im Bereich A1:F200. Sie setzen den Cursor in die Zelle A1 und drücken
Um dann für alle sechs Spalten das automatische Filtern einzuschalten, klicken Sie auf der Registerkarte DATEN auf die Schaltfläche FILTERN, die wie ein großer Trichter aussieht (siehe