претензий и т. д. Поэтому перед составлением письма следует определиться с тем, каких результатов вы хотели бы добиться с его помощью.
Также на выбор формы и содержания письма влияет фактор адресата. Ведь сообщение может быть предназначено как для партнера, так и для клиента – стиль общения при этом совершенно разный. Вполне возможно, что в итоге вы не просто выберете тип письма, но и предпочтете другой тип связи. С кем-то будет целесообразнее договориться о личной встрече, телефонный звонок будет удобнее в ином случае.
Выбор типа делового письма зависит от множества факторов, и окончательное решение стоит принимать, лишь тщательно взвесив их.
Далее приводится перечень общеизвестных типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов.
Типы и цели деловых писем
Историческая справка
В начале XVIII в. стали издавать сборники образцов документов, называемые «письмовником». Предшественником «письмовника» был «формулярник», ставший известным в России с первой трети XVI в., в частности «формулярник» московской митрополичьей кафедры. Тогда же, в XVIII в., происходит разделение между «письмоводительством» для государственных нужд и руководствами к написанию частных писем. Письмовники для государственных нужд регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Таким был «Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, формы купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные» (СПб., 1788).
C конца XVIII до начала XX в. было составлено более 100 письмовников. Подобные руководства составлялись буквально для всех категорий должностных лиц: чиновников, офицеров, полицейских и т. п. К этим руководствам прилагались образцы представлений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей, рапортов и т. д. Например, «Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения», составленное В. Максимовым в 1913 г., содержит более 2000 страниц.
Структура и языковые модели делового письма
Для написания деловых писем довольно часто используются определенные языковые модели (приложение 2), которые помогут четко выявить цель, мотив и причины создания данного документа.
После того как вы определились с типом письма, необходимо выбрать его стиль.
Если говорить кратко, стиль – это то, как написано письмо. Он включает в себя основную тематику письма, используемую лексику, структуру предложений, внешний вид текста и его объем. Стиль выбирается на основе целей вашего сообщения и ориентированности на получателя.
Правильно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных пунктов, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Самые важные мысли необходимо указывать в первом и последнем абзацах основной части. При этом каждая законченная мысль должна отделяться красной строкой