которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента или делового партнера. При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:
Лично не знакомы
Выше рангом
Уважаемый Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Равного ранга (или ниже рангом)
Добрый день, Иван Иванович! Наша компания рада пригласить специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Хорошо знакомы
Выше рангом
Добрый день, Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» на конференцию…
Равного ранга (или ниже рангом)
Иван, добрый день! (Иван, приветствую!) Хочу от лица нашей компании пригласить тебя и твоих коллег на конференцию…
Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на подпись адресата в блоке контактной информации. Если в этом блоке адресат представляется как: «Генеральный директор Иван Федоров», то к адресату можно обращаться по имени или г-н Иванов.
При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» – и избегать обращения: «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма приветствия, уместная даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение: это приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.
Не стоит употреблять в приветствии фразу: «Доброго времени суток!» Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка, и литературным не является. Не следует в электронной переписке писать: «Доброго дня!», «Доброго вечера!» – традиционно в русском языке грамотной и корректной является форма приветствия в именительном падеже: «Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!» Завершает письмо доброжелательное прощание в родительном падеже: «Всего доброго!» Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».
Заполнение поля «Тема»
Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Грамотно заполненное поле «Тема/Subject» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор о поставках оборудования…», «Счет от ____ № _____», «Обучение персонала по курсу «Делопроизводство» вместо «Документы».
Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тексту документа» в официальной переписке на бумаге, который включает в себя краткое содержание документа. Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subject» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.
Работа с полями «Кому» («То»), «Копия»