адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то печатается в правом верхнем углу письма.
Международные правила написания почтового адреса:
1) номер дома;
2) название улицы;
3) номер офиса;
4) название города;
5) почтовый индекс;
6) наименование страны.
Дата письма
В случае когда адрес отправителя не отпечатан типографским способом, дата приводится сразу после адреса отправителя.
Если письмо составляется на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты. В деловом письме на основе международных правил реквизиты должны содержать следующие данные адресата:
1) название компании;
2) номер дома;
3) название улицы;
4) название города;
5) название штата (графства);
6) почтовый индекс;
7) название страны.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
20 May 2018
Messrs, Waterson and Sons
Sales Department
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
For the attention of the project manager
Тема письма
После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,
Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017
Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» (Personal – США, Private – Англия).
Dear Mr. Salivan,
Ref: Your Contract 0873/123
Текст письма и обращения
Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.
Thank you for letter of 10 May…
I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.
I look forward to hearing from you soon.
Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая, а в США – двоеточие.
При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.
Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.
Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела
Окончание