En finanzas, como es bien sabido, no solo hay que saber hacer los cálculos sino también manejar la calculadora porque todas son distintas, son un elemento casi personal. Pues la calculadora que el gerente financiero le prestó al ejecutivo de ventas era diferente a la de este último y, por supuesto, no tenía programadas las fórmulas del vendedor. En consecuencia, este no pudo hacer la operación. El cliente, entonces, le propuso que se fuera para la oficina, revisara los cálculos y que hablaran luego.
Ya en su escritorio, el ejecutivo de la compañía bursátil revisó la cuenta y esta estaba correcta. Envió un e-mail que no le respondieron, insistió y nunca le contestaron…
Con anticipación, el vendedor deberá acopiar información sobre el cliente: qué necesidades tiene, cuál es su historial, su cartera, sus gustos y aficiones, cuál es el tamaño de la compañía, a quién le está comprando y qué diferencias se le podrán ofrecer. Igualmente, deberá preparar el material publicitario y los artículos personales que necesita para la visita, y revisar los asuntos que quedaron pendientes en reuniones anteriores con el comprador.
De la misma manera que un piloto realiza una revisión minuciosa de sus instrumentos minutos antes de cada vuelo porque sabe que está de por medio su vida y la de los pasajeros (no nos imaginamos un piloto en medio de un vuelo preguntándole a su copiloto si cuenta con la gasolina suficiente para el trayecto), igual que un cirujano inmediatamente antes de una intervención quirúrgica revisa todo su equipo pues de ello dependen la salud y la vida de su paciente (no nos imaginamos a un cirujano preguntando en medio de una intervención si hay oxígeno), el vendedor profesional debe verificar técnicamente que todos los elementos, material e información necesarios para el buen desarrollo de su visita estén en su maletín antes de abordar al cliente. Están en juego la vida del comprador como cliente de la compañía, su permanencia y la estabilidad de las relaciones comerciales que el vendedor ha establecido con él.
En algunos casos, los elementos que deben tenerse en cuenta son muchos y la información de diversos tipos; por lo tanto, no es posible confiar en la memoria simplemente: el equipo de ventas de cada compañía —de acuerdo con las características y especificaciones de esta —debe diseñar un lista de verificación de las actividades, información, materiales y elementos necesarios para realizar una visita de ventas. Esta lista debe ser revisada por los vendedores cada vez que estén preparando una visita al cliente. Revisar la lista de verificación debe convertirse en un hábito para el vendedor. Desarrollar el hábito es la parte más importante. Es la más sencilla y, a la vez, la más difícil. En el proceso de habituarse, el vendedor puede recurrir a ayudas como programar una alarma en el teléfono móvil que le recuerde revisar la lista de verificación el día antes de la cita. Este chequeo debe hacerlo con el tiempo suficiente para reaccionar en el caso de que algo que se le haya olvidado, no se consiga fácilmente. Revisar la lista de verificación es una actividad que no toma más de tres minutos y si requiere más tiempo es porque algo faltaba y había que ir a buscarlo. En tal caso valió la pena hacer la verificación.
¿Qué debe contener la lista de verificación?
Artículos del maletín de trabajo
Agenda, tarjetas personales, calculadora, lapicero, teléfono celular con batería cargada o con su conexión eléctrica, computador portátil también cargado o con su conexión, etc.
Elementos de la compañía
Catálogo de productos, promociones y actividades del período, lista de precios, formatos de pedidos, formatos de inscripción de clientes, formatos para notas débito y crédito, etc.
Información y pendientes del cliente
Necesidades, historial de ventas, estado de cuenta, niveles de inventarios, estado de cartera, archivo con información de la compañía, registros y reportes de la última visita al cliente, etc.
Los ítems que deben revisarse, y que se señalan en el recuadro, sirven como ejemplo, pero cada compañía, de acuerdo con su actividad económica y características, diseñará su propia lista de verificación que se acomode a sus necesidades. La lista se puede tener en diferentes formas: estar impresa, ser un archivo del computador o tableta, o estar en el teléfono celular en diferentes apps denominadas checklist.
Beneficios de la revisión de planes o preparación de la visita de ventas
Elaborar la lista de verificación es una tarea fácil y se puede realizar en equipo, lo importante es que cada vendedor convierta en un buen hábito de trabajo la revisión de la lista antes de cada visita al cliente y considere esta costumbre como parte fundamental de la preparación de sus reuniones con los compradores.
¡Lo invitamos a comenzar siempre sus visitas al cliente dedicando unos minutos a revisar su lista de verificación y a hacer de ello un hábito que le dé profesionalismo en su actividad de ventas!
A continuación, presentamos algunas listas de verificación que han elaborado empresas de distintos sectores de la economía.
Ejemplos de listas de verificación por sectores económicos
Sector tecnología y comunicaciones
Sector comunicaciones
Sector consumo masivo
Sector industrial
Cuando miró su reloj, Andrés Prieto se dio cuenta de que ya era de noche. Había pasado la tarde planeando la visita que haría el día siguiente a uno de los principales clientes de la empresa comercializadora de energía con la que trabajaba desde hacía varios años. En los últimos meses, la competencia en el sector