betrieben – gleichzeitig einer der effektivsten Hebel zum Zeitsparen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Verzichten Sie wenn möglich auf schriftliche Korrespondenz. Die meisten Dinge sind deutlich schneller am Telefon erledigt, einerseits, was die für die Kommunikation benötigte Zeit angeht, andererseits bezüglich des Klärungszeitpunktes. Schriftliche Kommunikation hat zwar beispielsweise den Vorteil der Belegbarkeit für Akten, gleichzeitig ist aber auch der Nachteil des Phasenverzugs immanent: Zwischen Anfrage und Antwort besteht auf dem schriftlichen Weg immer eine Zeitspanne, die mitunter Ergebnisse deutlich verzögern kann.
Wer schnell kommunizieren möchte und vor allen Dingen schnell eine Antwort benötigt, ist mit dem Griff zum Telefonhörer in den meisten Fällen sehr gut beraten. Gegen die grundsätzlich vorteilhafte E-Mail spricht in diesem Fall nicht nur Phasenverzug, sondern vor allem auch die mitunter inakzeptable Reaktionszeit. In der Flut von E-Mails geht manchem Mitarbeiter und mancher Führungskraft die Übersicht, die Motivation und letztlich die Zeit verloren, zeitnah auf E-Mails zu antworten. Eine E-Mail-Antwort kann der Empfänger auf später verschieben; haben Sie ihn hingegen einmal am Telefon, werden Sie nur in den wenigsten Fällen „abgewimmelt“ und erhalten die benötigte Auskunft sofort. Nutzen Sie das Telefon also konsequent, um Dinge schnell und unkompliziert zu erledigen. Wenn es nicht zwingend nötig ist, Dinge auf schriftlichem Weg zu klären, sparen Sie sich Zeit und Kosten für das Schreiben, Drucken und Versenden von Briefen.
Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen
Kombination mit „Zusammenfassen“-Technik
Ein wichtiger Grundsatz für eher unstrukturiert und flexibel arbeitende Menschen lautet: Nehmen Sie möglichst jedes Papier nur einmal in die Hand! Wer diesen Grundsatz nicht befolgt, kennt das heillose Chaos und Durcheinander auf Schreibtischen, in Ablagen und beständig wachsende Stapel. Zwar macht es im Sinne der „Zusammenfassen“-Technik Sinn, Gleichartiges zu sammeln und dann wie dargestellt „en bloc“ zu bearbeiten. Dies darf aber gleichzeitig nicht als Vorwand genommen werden, die Bearbeitung verschiedener Aufgaben und Schriftstücke permanent zu verschieben. Wenn auf dem Schreibtisch Dutzende Zettel ungeordnet die Arbeit erschweren und Ablagen überquellen, entsteht ein psychologischer Druck, der häufig nur durch eine „Hauruck“-Aktion in einem Kraftakt abgebaut werden kann.
Beurteilen Sie sich ehrlich, ob Sie auch zu den Personen gehören, die Post öffnen und lesen, dann jedoch erst einmal auf dem Schreibtisch, in einem Ablagefach oder auf der Kommode im Flur der Wohnung liegen lassen. Ist dies der Fall? Dann sollten Sie schleunigst an Ihrer Einstellung arbeiten und sich den Grundsatz „Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen“ aneignen.
Umsortieren
Machen Sie sich bewusst, dass das Zwischenparken von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen oder auf dem Schreibtisch keine Lösung und erst recht keine Zeitersparnis ist. Früher oder später müssen Sie die einzelnen Dokumente sowieso einsortieren. Ebenso müssen Sie früher oder später entscheiden, ob etwas weggeworfen werden kann oder nicht. Unterliegen Sie nicht der Versuchung, Dinge aufzuheben, weil Sie sie „eventuell noch mal brauchen könnten“. Wenn Sie darüber tatsächlich und ehrlich unsicher sind und das Dokument wirklich einen hohen Nutzen haben könnte, heften Sie es direkt in einem dafür angelegten Ordner oder Stehsammler ab. Sammeln Sie derartiges Material jedoch in keinem Fall auf dem Schreibtisch und in keinem Fall auf einem Stapel. Gerade das „irgendwann noch mal brauchen“ macht schon klar, dass Sie kurz- und mittelfristig keine Verwendung sehen. Die Devise lautet daher: „Runter vom Schreibtisch, ab in den Schrank.“
Hinterfragen Sie jedoch ebenso ehrlich, ob das Material nicht auch anderweitig zu besorgen ist, wenn Sie es tatsächlich noch einmal brauchen. Viele Dokumente können Sie bei Bedarf erneut im Internet finden. Setzen Sie sich gegebenenfalls ein Lesezeichen (Bookmark) im Browser-Programm. Speichern Sie das Dokument digital und entsorgen Sie den Ausdruck in den Papierkorb. So bleiben Ihre Ordner und Schränke frei von möglicherweise nie wieder benötigten Materialien. Der Platz auf Ihrer Festplatte ist hingegen mehr oder weniger unbeschränkt oder problemlos erweiterbar.
Eins nach dem anderen
Oftmals ist es uns bereits bei der Erziehung von unseren Eltern mitgegeben worden: Bringen Sie eine Sache zu Ende, bevor Sie mit der nächsten anfangen. So verzetteln Sie sich nicht und behalten die Orientierung und die Konzentration auf das Wesentliche.
Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv
Je größer jedoch der Zeit- und Arbeitsdruck, umso eher neigen wir dazu, Aufgaben parallel fertig stellen zu wollen. In der Hoffnung, dadurch Zeit zu sparen, arbeiten wir jedoch zunehmend kontraproduktiv. Die Konzentration weicht der Zerstreuung. Der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben führt dazu, dass Sie sich jedes Mal neu in die andere Arbeit einarbeiten oder zumindest orientieren müssen. Dadurch geht mehr Zeit verloren, als Sie denken. Gleichzeitig sinkt die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse, weil Sie bei der Bearbeitung eines komplexen Themas inhaltlich den roten Faden verlieren. Bei Aufgaben mit kreativen Bestandteilen sinkt die Konsistenz in der Darstellung, da man zu einem anderen Zeitpunkt sich möglicherweise nicht mehr an zuvor genutzte Details der Formatierung und Gestaltung gehalten hat oder bestimmte Funktionen, Elemente oder Materialien zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr identisch verfügbar sind, wenn Sie an einer Aufgabe weiterarbeiten wollen.
Konzentration auf Einzelaufgaben
Vermeiden Sie also Stückwerk und Zerstreuung, indem Sie sich so weit wie möglich auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren. Positiver Nebeneffekt ist, dass Sie sich zufriedener und souveräner fühlen, da Sie öfter bzw. regelmäßiger eine Aufgabe oder ein Projekt abschließen können. Ein Beispiel: Selbst wenn Sie effektiv die gleiche Zeit benötigen, zwölf Bücher parallel oder hintereinander zu lesen, sorgt Letzteres für eine positivere Grundstimmung. Statt mit keinem der Bücher wirklich mittelfristig fertig zu werden, können Sie beispielsweise jeden Monat einen Haken machen und ein Buch zufrieden und selbstbewusst vom Schreibtisch zurück in den Schrank legen.
Nein sagen
„Nur wer lernt, Nein zu sagen, bekommt sein Zeitmanagement in den Griff.“
LOTHAR J. SEIWERT
Abwägen zwischen wichtig und unwichtig
Wie bereits dargestellt hilft, wenn sie zu viele Aufgaben haben und dadurch das Gefühl entsteht, die Zeit sei zu knapp, nur das Abwägen zwischen wichtig und unwichtig und das Setzen von Prioritäten. Die theoretisch einfachste und effektivste Möglichkeit sich von Zeitstress und Überlastung zu befreien und sich davor zu schützen ist jedoch konsequentes „Nein“-Sagen.
Früher oder später werden Sie es merken: Die Umwelt bleibt meist unbeeinflusst, auch wenn Sie an einem Meeting, einem Ausflug oder einer anderweitigen Aktivität nicht teilnehmen. Die Welt dreht sich weiter, wenn Sie sich an einem Projekt nicht beteiligen, wenn Sie jemandem einmal eine Hilfe ausschlagen und wenn Sie einmal etwas nicht tun, zu dem Ihr Gewissen Sie scheinbar drängt. Sie werden feststellen, dass Ihr Gewissen häufig nur Ergebnis sozialer Erwartungshaltungen ist. Man erwartet, dass Sie dabei sind, dass Sie einen Beitrag leisten, dass Sie immer verfügbar sind. Doch ist das wirklich immer der Fall, oder reden Sie sich das nur ein? Ein schwer wiegender Krankenhausaufenthalt, der Tod eines nahen Angehörigen oder eine unerwartete Kündigung machen unschön, aber deutlich klar, dass Sie in den meisten Fällen ersetzbar sind und die Welt auch ohne Sie weiterlaufen kann. Lassen Sie es nicht erst zu einer Katastrophe oder traurigen Begebenheit kommen, bis Sie das verstehen!
Lernen Sie Nein zu sagen
Lernen Sie, konsequent Nein zu sagen. Verabschieden Sie sich von der Einstellung, Sie könnten doch irgendwie alles arrangieren. Nutzen Sie Zeit zum Nachdenken und die helfenden Anregungen in den einzelnen Kapiteln, um herauszufinden, wo Ihre tatsächlichen Wünsche, Ziele und Prioritäten liegen. Das Kapitel 1 bietet den Schlüssel für diese Selbstfindung.
„Jour fixe“ für wichtige Aktivitäten
Im Abschnitt „Dringend