Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erstmals schematisiert. Pareto beschrieb damals, dass 80 Prozent des italienischen Volksvermögens auf nur 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war. Später stellt er fest, dass diese Regel scheinbar wie ein Naturgesetz für die meisten Beobachtungen des Alltags zutrifft.
Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer eingesetzten Zeit rund 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Im Umkehrschluss benötigen Sie für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent Ihrer Zeit.
Abbildung 29: Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)
Dieses Prinzip gilt nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch in anderen Bereichen. So können Sie zum Beispiel im Vertrieb feststellen, dass regelmäßig 20 Prozent der Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip für Sie und Ihr Zeitmanagement: Ebenso, wie sich die Verkäufer auf die lukrativen 20 Prozent A-Kunden konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die wenigen wichtigen Tätigkeiten.
Konzentration auf Kernaufgaben
Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich um relativ viele, aber nebensächliche Probleme zu kümmern. Bleibt nach der Bearbeitung Zeit übrig, können Sie diese auf die restlichen Angelegenheiten verteilen. Haben Sie Prioritäten zentraler Aufgaben gesetzt, brauchen Sie auch kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn kleinere Angelegenheiten einmal nicht berücksichtigt werden können. Das Wesentliche haben Sie dann bereits getan. Es ist wirklich so – nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis: 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie liefern im Schnitt 80 Prozent der Ergebnisse. Nutzen Sie das für sich!
Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement „Stille Stunde“ („Sperrzeit“)
Ablenkungen, Störungen und mangelhafte Konzentration sind drei der bedeutendsten Ursachen für ineffektives und ineffizientes Arbeiten. Wenn Sie zügig zu qualitativ guten Ergebnissen kommen wollen, können Sie sich keine der drei leisten. Ein wirkungsvolles, in der Praxis jedoch nicht immer einfach durchzusetzendes Heilmittel ist die „Stille Stunde“, auch „Sperrzeit“ genannt. So weit es Ihnen im Beruf und privat möglich ist, legen Sie eine Stunde am Tag fest, in der Sie nicht gestört werden sollen. Sie sind in dieser Zeit telefonisch nicht zu erreichen, nehmen an keinen Meetings teil und sind für andere einfach nicht zu sprechen. Schirmen Sie sich so weit wie möglich vor unangemeldeten Besuchern, Anrufern, Lärm oder anderweitigen Störungen ab, um konzentriert arbeiten zu können.
Organisation der „Stillen Stunde“
Je nach beruflicher und privater Rolle hat dies unterschiedliche Auswirkungen und lässt sich auf verschiedenen Wegen realisieren. Als Vorgesetzter können Sie sich von der Sekretärin oder einem Assistenten vertreten lassen. Ihre Sekretärin soll dann keine Anrufe durchstellen und Anfragen erst einmal nur aufnehmen. Ihre engsten Mitarbeiter sollten die Sperrstunde kennen und werden nach einer kurzen Gewöhnungszeit ihre Fragen auf einen Zeitpunkt außerhalb der „Stillen Stunde“ verschieben. Andere Kollegen können eine Nachricht bei Ihrer Sekretärin hinterlassen. Nach der „Stillen Stunde“ kümmern Sie sich um diese und arbeiten sie „en bloc“ ab, wie im Abschnitt „Zusammenfassen“ weiter hinten beschrieben. Sorgen Sie vor allen Dingen dafür, dass auch Handys und ähnliche Störquellen abgeschaltet sind. „Wer ständig erreichbar ist, kann nicht wichtig sein“, so lehrt die Erfahrung.
„Stille Stunde“ für alle
Die „Stille Stunde“ ist jedoch nicht auf Führungskräfte beschränkt, sondern lässt sich auch für viele Mitarbeiter realisieren. Kaum jemand wird es einem Mitarbeiter abschlagen, wenn dieser zur Bearbeitung einer langfristig wichtigen Arbeit um eine tägliche Sperrstunde bittet, in welcher er für Kunden, andere Kollegen, eingehende Telefonate und typische Weisungen des Chefs nicht zu sprechen ist. Dies erfordert meist einen entsprechend modernen und antiautoritären Führungsstil der Führungskraft, und nicht in jedem Fall wird eine „absolute Sperrstunde“ möglich sein. Die meisten Vorgesetzten lassen sich erfahrungsgemäß von den Vorteilen einer „Stillen Stunde“ auch für Ihre Mitarbeiter überzeugen, sofern ein grundsätzlich vertrauensvolles Arbeitsklima herrscht und Ergebnisse auch ohne ständige Überwachung sowie permanenten Antrieb durch die Führungskraft erzielt werden. Es wird nicht zu vermeiden sein, dass der Vorgesetzte trotzdem in Ihre „Stille Stunde“ platzt – wenn diese jedoch nur in der Mehrheit der Zeit eingehalten wird, haben Sie bereits viel gewonnen. Wichtig ist nur, dass diese ernsten Fälle nicht einfach nur dem „Dringend“-Paradigma entspringen.
Abarbeiten der A-Aufgaben
Nutzen Sie die „Stille Stunde“ für die wirklich zentralen Aufgaben, die sonst eben diesem „Dringend-Paradigma“ erliegen. Erledigen oder arbeiten Sie in dieser Zeit an Ihrer täglichen A-Aufgabe. Es gibt keine bessere Zeit für die Aufgabe höchster Priorität und Wichtigkeit als die „Stille Stunde“. Bei einem acht- oder zehnstündigen Arbeitstag kann diese eine Stunde jedoch auch eine andere Funktion einnehmen, zum Beispiel Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Nutzen Sie das Achtel oder Zehntel Ihres Arbeitstages, um relevante Fachbücher, Artikel und Aufsätze zu lesen. Auf die Dauer mehrerer Arbeitsjahre entspringt diesem Verfahren ein enormes Wissenspotenzial.
Nutzen der „Stillen Stunde“
Der Vorteil der „Stillen Stunde“ liegt in ihrer effizienzfördernden Wirkung für Ihre Arbeit. Sie erreichen häufig ein deutlich besseres Arbeitsergebnis und schreiten in der Aufgabenerfüllung weiter voran, als Sie es sonst innerhalb von zwei oder drei Stunden voller Unterbrechungen geschafft hätten. Dies ist nicht nur zu Ihrem, sondern besonders zum Nutzen Ihrer Kollegen. Nutzen Sie das Prinzip der „Stillen Stunde“ daher auch privat in der Familie und in Ihrer Freizeit. So weit es für Sie möglich ist, vereinbaren Sie mit Freund, Partner, Familienmitglied oder Mitbewohnern eine feste Sperrzeit für sich. So können Sie beispielsweise nach Feierabend noch in Ruhe und konzentriert an einer langfristigen Aufgabe arbeiten, zum Beispiel ein Buch schreiben oder Ihr Englisch verbessern.
Ausnahmen und Machbarkeit
Für Mütter kleiner Kinder oder Menschen, die anderweitig permanente Verantwortung für andere Menschen in der Familie und im Beruf gleich welcher Art tragen, muss die Sperrstunde aufgeweicht werden. Für andere Personen kann die „Stille Stunde“ jedoch eine Quelle von Konzentration, Fortschritt und Selbstentwicklung sein. Sie kommen nicht nur voran und erreichen Ihre Ziele (Effektivität), sondern schaffen Aufgaben aufgrund der Konzentration in wesentlich weniger Zeit (Effizienz).
Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Umwelt keinen Schaden nimmt, wenn Sie für eine bestimmte Zeit nicht zu erreichen sind. Wären Sie zum jeweiligen Zeitpunkt anderweitig beschäftigt, könnte man Sie ebenfalls für eine gewisse Zeit nicht erreichen. Seien Sie also im Interesse aller auch einmal egoistisch. Sie haben das Recht darauf, auch einmal nur Zeit für sich zu haben.
Lohnende Pause
Zu viel Effizienzoptimierung kann kontraproduktiv sein
Viele Menschen setzen sich mit dem Thema Zeitmanagement erst auseinander, wenn sie bereits überfordert und über das gesunde Maß hinaus gestresst sind. Sie werden dann für Methoden und Techniken sensibilisiert, mit denen sie noch effizienter arbeiten können. Doch das „Schneller-Schneller-Schneller“ kann völlig unproduktiv sein. Zeitmanagement ist nicht zwangsläufig darauf fokussiert, Aufgaben und Aktivitäten so zu planen, dass immer mehr in immer kürzerer Zeit erledigt werden kann. Zu Zeitmanagement gehört auch, Sie souveräner im Umgang mit Zeit allgemein sowie Ihrer Arbeits- und Lebenszeit zu machen.
„Wenn du es eilig hast, gehe langsam“
Ein wesentliches Element konsequenten Zeitumgangs ist das Setzen und Einhalten von Pausen. Obwohl Sie vielleicht instinktiv dazu neigen, unter Stress und Zeitdruck auf Pausen zu verzichten, ist dies völlig kontraproduktiv. Die Einbildung, Sie hätten keine Zeit für eine Pause, ist ein grober Irrtum. Gerade wenn Sie denken, Sie hätten am wenigsten