lädt automatisch neue E-Mails) ist bei meinem Rechner aktiviert.
2. Ich starte meinen Arbeitstag meistens mit dem Checken von E-Mails.
3. Mein Rechner gibt sofort einen Hinweis (Sound/Symbol), sobald eine neue E-Mail eintrifft.
4. Ich lösche meine E-Mails eher selten.
5. Die Ordnerstruktur meines Mailprogramms ist mehr zufällig gewachsen als durchdacht.
6. Mein Smartphone bzw. Tablet gibt sofort einen Hinweis, sobald eine neue E-Mail eintrifft.
7. Der Posteingang meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.
8. Ich bearbeite meine E-Mails immer mal wieder zwischendurch.
9. Die Push-E-Mail-Funktion ist bei meinem Smartphone bzw. Tablet aktiviert.
10. Der Ordner „Gesendete Objekte“ meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.
Auflösung:
Ein System für alle Fälle
Mein bester Rat für Sie lautet: Verwenden Sie auf sämtlichen Ebenen dasselbe Ablagesystem. Egal, ob in der Papierwelt oder in der digitalen Welt. Und bilden Sie dieses Ablagesystem auch in Ihrem E-Mail-Programm nach. Sie werden dann an drei Stellen identische „Ordner“ finden: Erstens ganz klassisch die Ablage auf dem Schreibtisch und den Leitz-Ordner im Büroschrank. Dann einen digitalen Ordner im Dateimanager Ihres Rechners, sprich: Windows Explorer oder Apple Finder. Schließlich einen weiteren Ordner in der Ordnerleiste Ihres E-Mail-Programms.
TIPP:
Lassen Sie sich am besten von einem Profi beraten, um an Ihrem Schreibtisch bzw. in Ihrem Büro ein optimales Ablagesystem zu schaffen. Diese Investition lohnt sich, denn am Ende werden Sie viel Zeit sparen.
Angenommen, in Ihrem Büro gibt es einen Leitz-Ordner „Anwälte“. Dort heften Sie oder Ihre Assistenz seit Jahren die Briefe und Faxe Ihrer Anwaltskanzlei ab. Erhalten Sie nun von der Kanzlei eine wichtige E-Mail, so verschieben Sie diese noch am selben Tag in einen Ordner in Microsoft Outlook oder Apple Mail, der ebenfalls „Anwälte“ heißt. Falls die E-Mail einen Dateianhang enthält, beispielsweise mit einem Vertragsentwurf, so speichern Sie diesen in einem digitalen Ordner auf Ihrer Festplatte oder einem Server, der wiederum „Anwälte“ benannt ist. So findet sich schließlich alles, was mit Ihren Anwälten zu tun hat, an drei identisch benannten Ablageorten.
Im Dateimanager sind Sie es wahrscheinlich längst gewohnt, mit Ordnern und Unterordnern zu arbeiten. Das machen Sie im Mailprogramm exakt genauso. So könnte zum Beispiel der Ordner „Interessenten“ die Unterordner „Aktiv“ und „Inaktiv“ enthalten. Die E-Mails von Interessenten, mit denen Sie lange keinen Kontakt mehr hatten, sind dann in einem anderen Ordner als die Nachrichten Ihrer aktiven Kontakte und rauben Ihnen nicht den Überblick. Das Schöne an der digitalen Welt ist ja, dass sich alles so einfach umbauen lässt. Wird ein Interessent reaktiviert, so kommt er sowohl im Mailprogramm als auch im Dateimanager wieder in den Unterordner für aktive Interessenten.
TIPP:
Die Basics des Zeit- und Office-Managements gelten auch digital. Lassen Sie sich von Autoren wie Brian Tracy, David Allen, Lothar J. Seiwert, Tiki Küstenmacher oder Jürgen Kurz inspirieren.
Ihre maßgeschneiderte Ordnungsstruktur
Wie Ihre Struktur am Ende aussieht, hängt stark von Ihrem Aufgabengebiet sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab. Im Vertrieb werden Sie sich stark an Kunden und Kundenbeziehungen orientieren, im Projektmanagement mehr aufgabenbezogen sortieren. Wenn bestimmte Personen für Sie höchste Priorität haben – beispielsweise Ihr Vorgesetzter in der Linienorganisation oder Ihre wichtigsten Kunden –, dann können Sie für diese „VIP-Ordner“ einrichten. Ich selbst habe als oberste Ebene meiner Ablagestruktur die vier Lebensbereiche des LIFE-Prinzips (siehe Kasten) gewählt. Genauso gut können auch Sie die Wichtigkeit zum obersten Ordnungsprinzip machen. Dann sortieren Sie zum Beispiel jede eingehende E-Mail zunächst einmal nach „wichtig“ oder „nicht so wichtig“ oder „Info bzw. Werbung“.
LIFE – Vier Lebensbereiche als Ordnungsstruktur
Wenn Sie sowohl berufliche als auch private E-Mails in einem einzigen Mailprogramm verwalten, kann es sinnvoll sein, Ihre Mails nach Lebensbereichen zu sortieren. Ein Beispiel dafür ist das LIFE-Prinzip. LIFE steht für:
L wie Leistung
Hierhin gehören alle E-Mails, die mit Ihrem Beruf, Ihren Finanzen und organisatorischen Themen zu tun haben.
I wie Ich
Hierher gehört alles, was Ihnen persönlich wichtig ist und Sie in Balance hält: Fitness, Gesundheit, Sport, Kunst und Kultur usw.
F wie Family & Friends
Hier sortieren Sie sämtliche E-Mails ein, die Sie mit Ihrer Familie und Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis austauschen.
E wie Entwicklung
Schließlich gibt es einen Ordner auf der obersten Ebene für Fortbildung, Publikationen, MBA oder Promotion, Fachlektüre usw.
Ich weiß, dass gerade ältere Führungskräfte sich mit dem Thema Ablagesystem manchmal quälen. Sie sind in einer Welt groß geworden, in der „Lochen und Heften“ Aufgabe der Assistenz war. Die Digitalisierung mit ihren personalisierten Endgeräten hat es jedoch mit sich gebracht, dass Führungskräfte – bis hin zu Topmanagern – mehr als früher direkt und persönlich kommunizieren. Doch wer selbst kommuniziert, muss auch selbst Ordnung halten! Nehmen Sie sich am besten etwas Zeit, sich mit Ihrer Assistenz auf ein Ordnungssystem zu einigen. Zum Thema „Zusammenspiel mit der Assistenz“ finden Sie in diesem Buch noch ein eigenes Kapitel.
Positive Gewohnheiten im Umgang mit E-Mails
Neulich las ich diesen Spruch: „Ordnung ist das halbe Leben – woraus mag die andere Hälfte bestehen?“ Ich verrate Ihnen die Antwort: Sie besteht aus positiven Gewohnheiten. Ein smartes Ordnungssystem ist die eine Hälfte im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die andere Hälfte besteht aus dem richtigen Umgang mit Mails. Führungskräfte sind auch nur Menschen, haben angenehme und weniger angenehme Aufgaben zu bewältigen und lassen sich auch schon mal ablenken. Leider erinnern viele Endgeräte an einen Flipperautomaten: Bei jeder neuen E-Mail oder Chat-Nachricht leuchtet, blinkt, gongt oder ploppt es.
Das Gerät verlangt nach Ihrer Aufmerksamkeit – und wenn Sie gerade in der Stimmung sind, geben Sie dem Impuls nach und schauen mal, wer Ihnen geschrieben hat. Ich kenne gestandene Manager, die ständig mit ihrem Smartphone „daddeln“. Die Folge ist der berüchtigte Sägezahn-Effekt: