lassen. Und nur ein Prozent der Befragten nutzt smarte Terminfindungs-Dienste wie Doodle. Die Doodle-Nutzer brauchen aber nur halb so viel Zeit für die wöchentliche Planung von Meetings wie der Durchschnitt der Befragten.
Doodle ist zwar der bekannteste, aber nicht der einzige Anbieter von Terminfindungsdiensten im Web. Alternativen sind zum Beispiel Dudle (von der TU Dresden) oder ScheduleOnce.
Perfekt vorbereitet ins Meeting
„Schäuble rastet aus“ – unter solchen Überschriften kursierte 2011 ein Video auf YouTube. Hintergrund: Der Finanzminister der Regierung Merkel war sauer, weil die Teilnehmer einer Pressekonferenz nicht die aktuellen Unterlagen in der Hand hatten. Das, wofür der Politiker seinen Pressesprecher vor laufenden Kameras zusammenfaltete, findet täglich zu Beginn unzähliger Meetings statt: Haben alle die aktuellen Unterlagen? Kam da vor 15 Minuten noch eine E-Mail mit einem Update? Oh, sorry – übersehen und nicht ausgedruckt …
Fortschrittliche Unternehmen richten zunehmend Unternehmens-„Wikis“ ein. Diese vom Online-Lexikon Wikipedia bekannte Form der für alle „offenen“ Website ist dann Intranet, Wissensspeicher, Diskussionsforum und zentrales Ablagesystem für Dokumente in einem. Die technische Basis liefern Firmen wie Twoonix.
Mit gemeinsamen Verzeichnissen und einheitlichen elektronischen Dokumenten lassen sich solche Pannen vermeiden. Stellen Sie sich vor, es ist wenige Minuten vor dem Beginn des Meetings und Sie sitzen bereits im Konferenzraum. Mit Ihrem iPad gehen Sie entspannt über das WLAN noch einmal auf den Ordner für das Meeting im gemeinsamen Verzeichnis. Sofort haben Sie die Agenda und die Anlagen mit den aktuellsten Zahlen wieder im Blick. So einfach kann es sein. Doch auch, wenn Sie nach wie vor Papierunterlagen bevorzugen, sollten Sie mit gemeinsamen Dokumenten arbeiten, statt unterschiedliche Dateiversionen per E-Mail hin- und herzuschicken.
Im Unternehmens-Intranet sieht die Lösung so aus, dass sämtliche Teilnehmer des Meetings Zugriff auf den Dateiordner bekommen, in dem die Agenda – bitte immer mit Zeitplan! – sowie sämtliche Infos und Unterlagen auf dem Server abgelegt sind. Der Organisator verschickt nie Unterlagen, sondern hält die Dokumente im gemeinsamen Ordner aktuell. Die Teilnehmenden sind selbst dafür verantwortlich, sich vor dem Meeting mit sämtlichen Unterlagen zu versorgen. Bei kurzfristigen Aktualisierungen kann der Organisator den Teilnehmern eventuell per „Morse-E-Mail“ (siehe Kapitel 1) den Hinweis geben: „Aktualisierte Fassung der Agenda liegt auf dem Server – EOM“.
TIPP:
Auf der Website von Dropbox können Sie ein Konto anlegen und das Programm herunterladen. Es handelt sich um ein „Freemium“-Angebot mit verschlankter Gratisversion plus kostenpflichtiger Premium-Variante. Infos unter www.dropbox.com
Auch hier gibt es wieder eine plattformunabhängige Alternative über das Web. Mit Diensten wie Dropbox sind Zugriffsrechte auf Ordner problemlos auch für Externe möglich. Die Teilnehmer des Meetings können ihre Unterlagen über den Webbrowser von jedem beliebigen Rechner mit Internet-Anschluss aus abrufen und herunterladen. Die Idee zu Dropbox hatte der Amerikaner Drew Houston Ende 2006, als er seinen USB-Stick zu Hause vergessen hatte und nicht an seine Daten kam. Dropbox lässt sich heute sowohl als Programm unter nahezu allen Betriebssystemen auf dem Rechner installieren als auch über den Webbrowser nutzen. Legen Sie ein Dokument in dem Ordner „Dropbox“ auf Ihrem Rechner ab, so werden sämtliche Änderungen mit dem Server bei Dropbox aktualisiert. Ihre Meeting-Teilnehmer laden von dort immer automatisch die neueste Dateiversion herunter.
Office 365 von Microsoft schließlich bietet eine elegante Möglichkeit, die Welt des Intranets bzw. der internen Server und die Welt der Web-Services miteinander zu verknüpfen. Die Grundidee von Office 365 besteht darin, sämtliche Bürosoftware in die „Cloud“ (= zu besonders gesicherten Servern des Anbieters) zu verlagern. Liegen sämtliche Daten einmal in der Cloud statt im Intranet, ist es ein Leichtes, Web-Zugriffe einzurichten und auch externen Nutzern Berechtigungen zuzuweisen. Einige kleine Unternehmen zum Beispiel haben sich mit Office 365 die ultimative Organisationszentrale geschaffen: Alle Fäden der Kunden, Angestellten und externen Dienstleister laufen hier ebenso zusammen wie die Terminkoordination des Chefs. Hinzu kommt die Planung sämtlicher Besprechungen. Die Dokumente sind stets auf dem aktuellen Stand und für alle Teilnehmer einer Besprechung verfügbar.
Produktive Zeit statt Sitzungs-Marathon
Nächtliche Marathon-Sitzungen gehören zum ehernen Ritual von Tarifverhandlungen und Milliardendeals. Wer solche Showeffekte für die Medien nicht braucht, sollte die kostbare Zeit eines Meetings so effizient wie möglich nutzen. Dafür ist nicht in erster Linie die Technik verantwortlich! Der Grundsatz lautet vielmehr: Die „Klassiker“ der professionellen Meeting-Organisation gelten nach wie vor. Wer diese beherzigt, der kann mit neuen Technologien vieles weiter vereinfachen und beschleunigen. Wer die Spielregeln missachtet, dem nützt auch die neueste Technik nichts. Erinnern Sie sich an die eingangs zitierte Umfrage: Jeder zweite Manager im deutschsprachigen Raum sieht etwa Verantwortlichkeiten in Meetings nur unzureichend geklärt.
Eindeutige Rollenverteilung und die nötige Disziplin
Es ist und bleibt Aufgabe des Organisators eines Meetings, die Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen. Drei Rollen sollten Sie dabei nach Möglichkeit vergeben – vor allem die des Gesamtverantwortlichen oder Moderators. Er oder sie begrüßt und verabschiedet die Teilnehmenden, ruft einzelne Tagungsordnungspunkte auf, erteilt das Wort, fasst Zwischenergebnisse mündlich zusammen und so weiter. Damit der Moderator sich ganz auf seine kommunikative Aufgabe konzentrieren kann, sollte eine weitere Person als Agenda- bzw. Timekeeper fungieren. Diese Person schreitet ein, sobald einem Tagesordnungspunkt zu viel Zeit gewidmet wird. Ein Protokollant hält schließlich die Ergebnisse fest. Würde der Moderator gleichzeitig mitschreiben, müsste er seine Aufmerksamkeit zu sehr aufteilen und würde an Präsenz verlieren.
Empfehlenswerte Rollen für jedes Meeting
1. Moderator: leitet die Diskussion.
2. Timekeeper: behält die Zeit im Blick.
3. Protokollant: hält Ergebnisse schriftlich fest.
Kommt aufwändige Präsentations- oder Konferenztechnik zum Einsatz, empfiehlt es sich, zusätzlich einen Technikverantwortlichen zu benennen. Im Regelfall ist jede Person für die Technik zuständig, die sie selbst mitbringt. Sprich: Die Teilnehmer schließen ihre eigenen Computer an den im Raum befindlichen Beamer an. Es sollte dennoch klar sein, wer im „Notfall“ – zum Beispiel beim Ausfall des Beamers – schnell zu Hilfe gerufen werden kann. Sonst stehen entweder alle ratlos herum oder die „Hobbytechniker“ unter den Teilnehmern versuchen ihr Glück. Je komplizierter die Technik, desto mehr gilt vor dem Meeting: testen, testen, testen.
TIPP:
Einen Ersatz-Beamer bereitzuhalten, hat noch keinem Meeting geschadet.
Klar sollte auch sein, dass Sie sämtliche Rollen schon vor Beginn des Meetings verteilt haben. Der Timekeeper kann sich durch spezielle Timer-Apps für Apple- oder Android-Tablets und Smartphones unterstützen lassen. Diese erlauben beispielsweise die Arbeit mit mehreren Zeitfenstern oder geben einen Hinweis, wenn die Hälfte der Zeit eines Zeitfensters abgelaufen ist. Ein Smartphone im „Flugmodus“, das der Timekeeper zur Zeitmessung verwendet, sollte übrigens das einzige Mobiltelefon sein, das im Meeting erlaubt ist.
Eine Beraterkollegin geht so weit, dass sie vor Workshops sämtliche Handys der Teilnehmenden einsammelt. Jedes Telefon kommt fein säuberlich in eine jener kleinen Plastiktüten, in denen man auch Flüssigkeiten an Bord eines Flugzeugs mitnimmt. Sie wird dann mit dem Namen des Besitzers beschriftet. Wer nichtzu solch rigorosen Maßnahmen greifen möchte – oder aus hauspolitischen Gründen nicht greifen kann –, der könnte zu Beginn eines Meetings zum Beispiel auch augenzwinkernd sagen: „Bitte denken Sie daran, Ihre Handys am Schluss der Besprechung wieder einzuschalten.“