so ausgestaltet werden, dass alle wesentlichen steuerlich relevanten Sachverhalte im Konzern von der Konzernsteuerabteilung gewürdigt, sowie unter Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften der Konzerngesellschaften die zu zahlenden Steuern, Abgaben und Zölle vollständig und termingerecht erklärt, im Rechnungswesen erfasst und an die zuständigen Behörden gezahlt werden können. Nur wenn die für die steuerliche Würdigung zuständigen Mitarbeiter Kenntnis von den steuerlich relevanten Sachverhalten bekommen, kann das Risiko der Abgabe fehlerhafter steuerlicher Erklärungen und ein Verstoß gegen die steuerlichen Pflichten des Konzerns vermieden werden. Dazu bedarf es grundsätzlich eines systematischen Ansatzes durch die Implementierung eines Tax CMS.
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Im IDW Praxishinweis 01/2016 wird unter Tz. 35 ausgeführt, dass das Management eines Konzerns (also grundsätzlich der Vorstand bzw. die Geschäftsführung) die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Ablauforganisation für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten regeln und unter Berücksichtigung der Verhältnisse der Gesamtorganisation des Unternehmens die für ein funktionierendes Tax CMS notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen sollen.
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Diese erst einmal simple Feststellung ist bei Konzernen, die in aller Regel komplexe und gerade bei zunehmender Internationalisierung dezentrale Strukturen aufweisen sowie häufig abweichend zu den gesellschaftsrechtlichen Strukturen in eigenen Management-Reporting-Strukturen aufgestellt sind, eine große Herausforderung.
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Wie stellt man sicher, dass die mit den steuerlichen Aufgaben betrauten Personen, also die Konzernsteuerfunktion, alle steuerlich relevanten Informationen erhält? Wie organisiert man die Steuerabteilung, dass zum einen innerhalb der Steuerorganisation die Aufgaben klar verteilt sind und zum anderen die operativen Einheiten und die weiteren Zentralabteilungen eines Konzerns (z.B. Personal, Controlling etc.) ihre Ansprechpartner in der Steuerorganisation kennen und regelmäßig bei der Bearbeitung der Projekte und Aufgaben einbinden.
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Für den Aufbau einer Tax Compliance-Organisation, also die Frage, wie die Steuerfunktion in sich organisiert sein soll und in welcher hierarchischen Ebene die Steuerabteilung in das Unternehmen eingeordnet wird, gibt es allerdings keine idealtypische Lösung. Das wird bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein. Die Größe des Unternehmens, die Art und der Umfang der Geschäftstätigkeit, die Branche, der Grad der Automation der Unternehmensabläufe, die Größe des Auslandsgeschäftes und viele andere Faktoren sind entscheidend für die Wahl der Organisation der Steuerabteilung und die Sicherstellung der Tax Compliance im Unternehmen.
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Grundsätzlich kann man sich bei der Gestaltung der Aufbauorganisation für eine zentrale Steuerabteilung aber unter Berücksichtigung folgenden Kriterien annähern:[26]
| – | Dezentraler Aufbau Die Steuerfunktion der Konzernholding beinhaltet lediglich die Definition der grundsätzlichen Haltung des Konzerns zu Tax Compliance und die Vorgabe der steuerlichen Prozesse, die durch die Konzerngesellschaften überprüft und eingehalten werden müssen. Die steuerlichen Pflichten der Konzerngesellschaften werden durch die lokalen Geschäftsführungen selber wahrgenommen. |
| – | Funktionaler Aufbau Bei einem funktionalen Ansatz trennt man die Aufgaben der Steuerabteilung nach den verschiedenen Funktionen, zum Beispiel nach Compliance, Beratung, Reporting und Risikomanagement. |
| – | Divisionaler Aufbau Bei einem divisionalen Ansatz folgt die organisatorische Zuordnung innerhalb der Steuerabteilung den unterschiedlichen Geschäftsfeldern. Sind die Geschäftsfelder sehr dezentral organisiert, kann es dabei sinnvoll sein, die Steuerfunktion selbst dezentral zu organisieren |
| – | Geographischer Aufbau Bei einem geographischen Aufbau wird die Steuerabteilung nach Regionen und Ländern aufgeteilt, wo das Unternehmen tätig ist zum Beispiel in National (deutsch), Europa, Amerika und Asien. Je nach Gewichtung einzelner Länder kann man hier noch die Verästelung in einzelne Kernländer vornehmen, wenn sie von großer Bedeutung für das Unternehmen sind |
| – | Aufbau nach Steuerarten Bei dieser Form der Organisation wird die Steuerabteilung zum Beispiel in die Bereiche Ertragsteuern, Umsatzsteuern, Lohnsteuer, Quellensteuer nach § 43 und/oder § 50a EStG (Inland) sowie Quellensteuer im Ausland und bei internationalen Verflechtungen Transfer Pricing aufgeteilt. |
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In der Praxis wird es aber in aller Regel nicht zu einer „reinrassigen“ Aufbauorganisation nach den oben genannten Gestaltungsformen kommen. Vielmehr wird es beim Aufbau der Steuerabteilung sinnvoll sein, eine Mischform aus zwei oder mehreren Grundformen zu wählen.
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Bei komplexeren Konzernstrukturen mit dezentralen Verantwortlichkeiten und insbesondere bei Konzernen mit erheblichen internationalen Geschäften ist zudem die Herausforderung gegeben, dass die Konzernsteuerabteilung neben den nationalen Lösungs- und Prozessansätzen auch Prozesse für die Einhaltung steuerlichen Pflichten der ausländischen Konzerneinheiten definieren muss. Hier kann es dann auch wieder verschiedene Ansätze geben:[27]
| – | Die Steuerabteilung der Konzernholding nimmt zentral alle steuerlichen Aufgaben wahr, was aber zwingend einen Aufbau von internationalem Steuerwissen in der Steuerabteilung bedarf. Die ausländischen Konzerngesellschaften sind in die zentralen steuerlichen Prozesse integriert. |
| – | Die Steuerabteilung definiert für die Auslandsgesellschaften eigene steuerliche Prozesse, die die Konzerngesellschaften „vor Ort“ mit eigenem steuerlich geschulten Personal oder mit externen Beratern umsetzen müssen. Die Prozesse werden durch ein regelmäßiges Monitoring der zentralen Konzernsteuerabteilung überwacht. |
| – | Die Auslandsgesellschaften sind unter Berücksichtigung der von der Konzernsteuerabteilung festgelegten Mindeststandards selber für Tax Compliance zuständig. Es erfolgt lediglich eine regelmäßige Bestätigung, dass die Vorgaben eingehalten werden. |
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Unabhängig davon, welchen Ansatz man für die Steuerorganisation im Konzern wählt, muss aber sichergestellt werden, dass zum einen als „Tone from the top“ die Grundhaltung des Konzerns zu den steuerlichen Pflichten bei allen relevanten Stellen im Konzern ankommt und zum anderen die Steuerungsprozesse so gestaltet sind, dass alle Sachverhalte im Konzern auf steuerliche Folgen analysiert und die daraus entstehenden notwendigen steuerlichen Maßnahmen vorgenommen werden.[28]
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Ausgehend von der Analyse der Tax Compliance-Risiken, also insbesondere Verstöße gegen einzuhaltende Regeln im Konzern, sind Grundsätze und Maßnahmen einzuführen, die die diesen Risiken entgegenwirken.
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Dabei soll das Tax Compliance-Programm sowohl präventive als auch detektive Maßnahmen vorsehen.[29] Das Tax Compliance-Programm ist dabei in geeigneter Form zu dokumentieren.
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Bei Bertelsmann ist der Aufbau der Steuerabteilung analog der komplexen Konzernstruktur mit acht Divisionen und unterschiedlichen Geschäften und Strukturen als Mischform aus mehreren Grundformen gestaltet. Dabei folgt Bertelsmann in seiner Konzernsteuerrichtlinie den oben bereits dargestellten Grundsätzen der Tax Compliance. Die Konzernsteuerrichtlinie