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Bei der Definition der steuerrelevanten Prozesse ist darauf zu achten, welche Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit, Grad der Zentralität bzw. Dezentralität der Management-Strukturen und operativen Entscheidungsprozesse im Konzern jeweils vorliegt. Gleichwohl ist bei der Festlegung der Prozesse insbesondere aufgrund der Verschärfung der weltweiten steuerrechtlichen Anforderungen zu beachten, dass die globale Verantwortung für die steuerlichen Aktivitäten des Konzerns stets ein Thema des Konzernvorstands ist, welches im Rahmen der Delegation der steuerlichen Aufgaben damit in der Regel durch die Konzernsteuerabteilung selbst sicherzustellen ist.
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Die Steuerabteilung des Bertelsmann-Konzerns hat sich bei der Definition und Einrichtung der steuerlichen Kernabläufe in der Praxis daran orientiert, welche Aktivitätsfelder sie selbst über eigene Ressourcen und fachliches Personal oder an sie berichtende Steuerberater erfüllen wird und bei welchen Aktivitäten lediglich eine Überwachung vorgegebener Prozesse oder Vorgaben durch sie oder durch die Einbindung der internen Revision erfolgen soll.
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Nachfolgend wird beispielhaft an den Prozessen des Group Tax Reporting, Transfer Pricing sowie M&A Tax eine mögliche Umsetzung dieser Prozesse in der Praxis gegeben. Auch wenn die übrigen Steuerprozesse, insbesondere Indirect Taxes (Umsatzsteuer und Zölle), Strategic Tax Planning oder Tax Audit and Defense, eine hohe Bedeutung im Bertelsmann-Konzern besitzen, wird an dieser Stelle der Schwerpunkt auf den Prozessen gelegt, die in der Regel mit hohen organisatorischen Herausforderungen im Hinblick auf die Vielzahl der Konzerngesellschaften, der Schnittstellen sowie der IT-Systeme verbunden sind.
b) Ablauforganisation am Beispiel des Group Tax Reporting
aa) Begriffsdefinition und Funktionsumfang
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Die Definition des „Group Tax Reporting“ im Bertelsmann-Konzern orientiert sich an der wörtlichen und IFRS-orientierten Auslegung des Begriffs „Tax Accounting“. Wurde der Begriff wörtlich insbesondere im amerikanischen Steuerrecht mit „Steuerbuchhaltung“ und „Steuerbuchführung“ gleichgesetzt,[36] so ist in Deutschland insbesondere im letzten Jahrzehnt die Begriffsauslegung nach den IFRS als „Bilanzierung von Ertragsteuern nach IFRS“ einschließlich der „Erstellung der steuerlichen Anhangangaben im Jahres-, Quartals- und Konzernabschluss“ hinzugekommen.[37]
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Im Bertelsmann-Konzern umfasst das Group Tax Reporting neben der Ermittlung der Ertragsteuern im Rahmen der Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse nach IFRS auch das konzernweite steuerliche Berichtswesen für die externe und die interne steuerliche Berichterstattung. Insgesamt ergibt sich daher das folgende Aufgabenspektrum:
| – | Erstellung der Steuerbilanz durch Überleitung aus der handelsrechtlichen Bilanz der Tochtergesellschaften bzw. Einholen der steuerbilanziellen Wertansätze von den involvierten Steuerberatern; |
| – | Ermittlung der laufenden und latenten Ertragsteuern auf Einzelgesellschaftsebene auf Basis der Steuerbilanzen, der IFRS-Abschlüsse, der steuerlichen Verlustvorträge und sonstigen Steueranrechnungen unter genereller Beachtung der steuerlichen Vorschriften; |
| – | Qualitätskontrolle und Review der Ertragsteuerpositionen auf Einzelgesellschaftsebene und Betreuung der in den Abschlussprozess involvierten Funktionen bezüglich der Erfassung laufender und latenter Steuern im Konzernreportingsystem; |
| – | Ermittlung latenter Steuern auf Konsolidierungsbuchungen und bei Unternehmenserwerben; |
| – | Meldung, Bilanzierung und Bewertung von steuerlichen Risiken für Zwecke des Jahres- und Konzernabschlusses nach IFRS; |
| – | Erstellung der steuerlichen Anhangangaben für den Jahres- und Konzernabschluss; |
| – | Ermittlung der Ertragsteuerpositionen im Zwischenabschluss nach IAS 34; |
| – | Aufbereitung und Kommentierung der ermittelten und im Rechnungswesen gebuchten Steuerpositionen und ertragsteuerlichen Sachverhalte für die externe steuerliche Berichterstattung und das interne steuerliche Berichtswesen (insb. Steuerquote, ertragsteuerliche Sondersachverhalte, Entwicklung der ertragsteuerlichen Positionen in der Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Konzern-Bilanz). |
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Im Rahmen der praktischen Umsetzung dieser Aufgaben und Funktionen steht im Vordergrund, wie aus Konzernperspektive der Gesamtprozess des Group Tax Reporting organisiert sein muss, welche beteiligten Personen und Abteilungen in den Tochtergesellschaften (Einzelabschlussebene) und im Konzern bzw. in den Teilkonzernen (z.B. Rechnungswesen) i.S.v. relevanten Schnittstellen zu beachten sind, welche zentralen Vorgaben notwendig sind, wie die Steuerprozesse genau auszulegen sind und wie die IT-Systemlandschaft konzernweit aussieht.
bb) Organisation des Gesamtprozesses und relevante Schnittstellen-Abteilungen
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Da das Zeitfenster für die Ermittlung des Steuern im Rahmen der Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse in der Regel sehr knapp ist, liegt der Fokus auf einer größtmöglichen zentralen Vorgabe von organisatorischen und fachlichen Arbeitsanweisungen sowie einer weitestgehenden Digitalisierung der Abläufe und Datenströme zur Ermittlung laufender und latenter Steuern. Gleichzeitig muss auch der gesamte Prozess des Group Tax Reporting in ein internes Kontrollsystem eingebettet werden, damit Unregelmäßigkeiten bei der Ermittlung der Steuerpositionen und Anhangangaben durch Reviewprozesse