zu stellen.
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Ein weiterer Bereich, der mit steuerlichen Kontrollaktivitäten zu begleiten ist, ist die Verarbeitung der steuerlichen Informationen im Rechnungswesen. Die Konzernsteuerabteilung hat in diesem Zusammenhang mit dem Rechnungswesen eine Buchführungssystematik und Dokumentationsdatei vereinbart, mit der die steuerlichen Konten des Rechnungswesens monatlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden. Dies betrifft insbesondere die Bereiche der Steuerforderungen und -rückstellungen sowie die getätigten und gebuchten Steuervoraus- bzw. -nachzahlungen. Die Erkenntnisse werden für Deutschland monatlich und für wesentliche Kernländer im Ausland quartalsweise in einer festgelegten Routine mit Vertretern der Bereiche Tax National, Tax International und Group Tax Reporting besprochen. Auf diese Weise ist es möglich, die wesentlichen Steuerpositionen der Kernländer in der steuerlichen Berichterstattung aufzuführen und die gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen der Steuerplanungs- und Konzern-Budget-Prozesse zu verwenden. Bezüglich der im Rechnungswesen anfallenden Nachbuchungen am handelsrechtlichen bzw. IFRS-Abschluss der Tochtergesellschaften empfiehlt es sich auch, die Informationsflüsse schriftlich in Prozessbeschreibungen des Rechnungswesens und der Steuerabteilung zu regeln, damit die steuerlichen Auswirkungen zutreffend erfasst werden können.
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In der Prozessbeschreibung ist auch geregelt, wie steuerlich relevante Informationen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle bekannt und berücksichtigt werden (z.B. Geschäftsmodelländerungen, Umstrukturierungen, Verschmelzungen, Betriebsstätten, Gesetzesänderungen). Dies ist in Anbetracht der Quartalsabschlüsse durch feste Gesprächsroutinen mit den Ansprechpartnern in den operativen Einheiten (Kaufmännische Geschäftsführer oder Rechnungswesen) im In- und Ausland umzusetzen. Zudem ist in der Bertelsmann Group Tax Policy geregelt, in welchen Themenfeldern und Geschäftsereignissen die Steuerabteilung zwingend konsultiert werden muss.
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Aus der Abgabe von Steuererklärungen und aus ergangenen Steuerbescheiden ergeben sich im Nachgang zur Ermittlung der Steuern für Abschlusszwecke regelmäßig Anpassungseffekte an den Steuerforderungen bzw. -rückstellungen, sog. True-up‚s, die dann im folgenden Jahr zum Ausweis periodenfremder Steuern führen. Diese Anpassungseffekte sind in einem Abgleich der abgegebenen Steuererklärungen und eingegangenen Steuerbescheide mit der letzten Steuerberechnung herauszuarbeiten. Dies ist als Kontrollaktivität im Prozess der Tax Declaration (Erstellung der Steuererklärungen) zu definieren einschließlich der Festlegung der für die Ermittlung der True-up-Effekte verantwortlichen Personen und der Adressaten dieser Auswirkungen. So wird gewährleistet, dass die Effekte im Rahmen der nächsten Steuerberechnung zutreffend berücksichtigt werden. Im Inland erfolgt die Erstellung der Steuererklärungen und -berechnungen in der Regel in Personalunion noch durch dieselben Personen des Bereichs Tax National. Im Ausland hat diese Kontrolle der Abweichungseffekte aus Steuererklärungen im Zusammenspiel zwischen externen Steuerberatern (Steuererklärung), dem Rechnungswesen (Steuerberechnung) und der Konzernsteuerabteilung (Review der Steuererklärungen und -berechnungen) noch eine viel ausschlaggebendere Bedeutung für die Richtigkeit der Abschlussdaten.
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Die Berücksichtigung der True-up-Effekte ist auch in der Prozessbeschreibung zur Steuerberechnung aufzuführen, um die vollständige Integration dieser Auswirkungen im Abschluss zu gewährleisten.
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Analog dazu resultieren aus dem Steuerprozess Tax Audit and Defense (Steuerliche Betriebsprüfungen und laufende Einspruchs- und Klageverfahren) regelmäßig Auswirkungen auf die laufenden und latenten Steuerpositionen im Jahres- und Konzernabschluss.
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So ergeben sich z.B. durch Feststellungen der Betriebsprüfung und deren Folgeauswirkungen potenziell Änderungen an den steuerbilanziellen Wertansätzen, wodurch die laufenden und latenten Steuern im aktuellen Abschluss dann anzupassen sind und regelmäßig auch zu True-up‚s und dem Ausweis periodenfremder Steuern führen. Daher ist mit den involvierten Bereichen der Steuerabteilung und dem Rechnungswesen auch der Zeitpunkt zu definieren, wann die Auswirkungen aus Betriebsprüfungen steuerlich und buchhalterisch erfasst werden sollen, was spätestens mit dem Eingang des Betriebsprüfungsberichts[40] erfolgen muss.
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Auch steuerliche Einspruchs- und Klageverfahren können wesentliche steuerliche True-up-Effekte und periodenfremde laufende und latente Steuern hervorrufen. Da in den Prozess der Einspruchs- und Klageverfahren auch oftmals externe Steuerberater involviert sind, ist eine klare und eindeutige Beschreibung der notendigen Abstimmzeitpunkte und –inhalte zwischen externen Beratern, dem für das jeweilige Verfahren verantwortlichen Mitarbeiter der Steuerabteilung und dem Ersteller der Steuerberechnung sinnvoll. In der praktischen Umsetzung empfiehlt es sich, eine generelle Verantwortlichkeit innerhalb der Steuerabteilung festzulegen, die die rechtzeitige und vollständige Dokumentation der Verfahren in einer zentral verfügbaren Auflistung festhält.
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Die zuvor skizzierten True up-Effekte sind bei der Analyse der Steuerquote und der Sondereinflüsse des Geschäftsjahres relevante Informationen für die steuerliche Berichterstattung und werden auch quartalsweise von der Konzernsteuerabteilung zusammengetragen und für eine Präsentation bei relevanten Stakeholdern am Abschlussprozess und letztlich für den Finanzvorstand aufbereitet. Für Zwecke der Konsistenz und Vollständigkeit der Abschlusspositionen zu Steuern ist daher sicherzustellen, dass Feststellungen durch Betriebsprüfungen bei der Ermittlung der Steuern im Abschluss berücksichtigt werden.
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Die eingerichteten Kontrollen und deren Umsetzung werden fortlaufend durch Mitarbeiter der Steuerabteilung und der internen Revision überwacht. In jedem Fall ist ein steuerliches Internes Kontrollsystem nur wirksam, wenn sich die involvierten Personen an die beschriebenen Prozesse und Kontrollen halten. Dies setzt voraus, dass die Prozessdokumentation verständlich formuliert und bei allen relevanten Personengruppen und Organisationseinheiten kommuniziert ist. So wird letztlich das Bewusstsein der Prozessbeteiligten für die Notwendigkeit einer stärkeren Formalisierung der Prozessdokumentation und der Risiken geschärft.
ee) IT-Systeme
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Die systematische Anlieferung der ermittelten Ertragsteuern und der Anhangangaben sowie die spätere Informationsaufbereitung und –auswertung für Berichterstattungszwecke stellt insbesondere internationale Konzerne vor zunehmende Herausforderungen in der flächendeckenden Umsetzung. Vorteile für ein effektives und zeitnahes Reporting der steuerrelevanten Daten und Informationen der Konzerngesellschaften bildet ein steuerliches Konzernreporting-Tool. In der Praxis sind unterschiedliche Toollösungen denkbar, die von eigens dafür konzipierten Steuerberechnungs-Tools bis hin zu in das jeweils vorliegende spezifische Konzernberichtswesen integrierten Tool-Lösungen greifen.
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Die Entscheidung für eine dieser Tool-Lösungen hängt von einer Vielzahl unterschiedlicher Faktoren ab, wie z.B. dem Grad der Dezentralität des Konzerns und der Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsbereiche, der Größe des Konzerns, der Organisation des Rechnungswesens, der Anzahl der Personen, die in die Prozessschritte eingebunden sind und nicht zuletzt der Vielzahl und Komplexität der im Einsatz befindlichen IT-Systeme.
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Die Komplexität der vorliegenden IT-Systemlandschaft ist regelmäßig ein relevanter Faktor bei der Entscheidung für eine Tax Reporting-Software. Im Rahmen der Einführung eines steuerlichen Konzernreporting-Tools ist daher eine Analyse erforderlich, welche Systemlandschaft (Buchführungssysteme, Berechnungstools für laufende und latente Steuern) bei den Konzerngesellschaften vorliegt und welche steuerlichen Informationen bereits über das Konzernreportingssystem bereitgestellt werden können.
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Insbesondere die Analyse der vorherrschenden Systemlandschaft ist ein Gesichtspunkt, der die Entscheidung für die Art des geeigneten Tax Accounting-Tools stark beeinflusst,