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Je weiter die aufgeführten Risiken identifiziert und in ein stringentes steuerliches Internes Kontrollsystem mit klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen eingebettet sind, umso höher ist der „Reifegrad“ der Konzernsteuerfunktion. Der Reifegrad drückt dabei aus, wie sicher formalisiert gewährleistet ist, dass vorhandene Informationen über steuerlich relevante Informationen und Risiken erhoben, kommuniziert und ausgewertet werden. Dabei ist auch die Anzahl der in der Datenerhebung und -auswertung involvierten abteilungsübergreifenden Schnittstellen zu beachten. Dabei gilt insbesondere in grenzüberschreitend und divisional organisierten Konzernen, dass je mehr abteilungs- und länderübergreifende Schnittstellen es gibt, umso schwieriger ist es, einen hohen Reifegrad zu erreichen. Dies liegt insbesondere an dem möglichen Bestehen unterschiedlicher Ziele der involvierten Fachabteilungen und Organisationseinheiten, wie z.B. Verankerung der steuerlichen Compliance-Pflichten als Teil der lokalen steuerlichen Verantwortung der ausländischen Gesellschaftsorgane vs. zwingend im Land der Muttergesellschaft des Konzerns (Inland) erforderliche steuerliche Informationen, die zu einer vollständigen Erfüllung der im Inland bestehenden Melde- und Dokumentationspflichten an die Konzernsteuerabteilung zu melden sind. Wenngleich sich die Ziele nicht zwingend gegenseitig ausschließen, können Zielkonflikte entstehen, wenn die Art und der Zeitpunkt der Informationsbereitstellung im Konzern nicht klar geregelt sind. Der Reifegrad wird durch die „Verwertung“ bereits für Zwecke anderer Steuerprozesse erhobener Daten und Informationen sowie durch den Einsatz von IT-Systemen positiv beeinflusst.
cc) Organisatorische Sicherungsmaßnahmen und zentrale Vorgaben
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Vor dem Hintergrund der Vielzahl der zu beachtenden konkreten Konzernsachverhalte, die für die Mitwirkungs- und Dokumentationspflichten des Steuerpflichtigen in Deutschland Relevanz entfalten, wird die Konzernsteuerabteilung gem. der Konzernsteuerrichtlinie in die zuvor genannten Themenfelder von den Konzerngesellschaften und Fachabteilungen eingebunden.
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Neben der Frage der Melde- und Informationspflichten sind auch zentrale organisatorische Vorgaben und Arbeitsanweisungen entscheidend für eine erfolgreiche aktive Steuerung, Überwachung und Aufbereitung der Informationen zu Auslandssachverhalten. Problematische steuerliche Konstellationen können bereits gestalterisch vermieden werden, wenn eine Problemkonstellation überhaupt erkannt wird und das steuerliche „Know-how“ vorhanden ist.
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So erstellt beispielsweise der Bereich Tax International, als Teil der Konzernsteuerabteilung, eine konzernweit gültige Verrechnungspreisrichtlinie und gibt damit eine einheitliche und konsistente Anwendung des Fremdvergleichsgrundsatzes für grenzüberschreitenden Konzerntransaktionen sowie methodische Vorgaben zu den gängigen Preisbestimmungsmodellen vor. Daneben werden zentral die anzuwendenden Dokumentationsformate für die Erstellung der Verrechnungspreisberichte vorgegeben.
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Werden Auslandsgesellschaften gegründet oder werden neue Geschäftsbeziehungen zu bestehenden Auslandsgesellschaften aufgenommen, muss sichergestellt sein, dass die Fallgestaltung von einer sachverständigen Person aus der Konzernsteuerabteilung fachlich gewürdigt wurde, um Risiken im Zusammenhang mit den Missbrauchsklauseln nach § 42 AO, der Funktionsverlagerung und der Hinzurechnungsbesteuerung (insb. Risiken aus Verrechnungspreisen gem. § 1 AStG und Risiken aus passiven Einkünften von Zwischengesellschaften gem. §§ 7 ff. AStG) zu vermeiden.
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Zu den zentral von der Konzernsteuerabteilung abgewickelten Prozessen gehört auch das Country-by-Country Reporting, das weitestgehend auf Basis der bereits erhobenen Daten aus der steuerlichen Konzernberichterstattung gewonnen wird. Die im Rahmen der zentralen Aufbereitung der für das Country-by-Country Reporting relevanten Informationen werden auch zentral qualitätsgesichert. Dadurch ist sichergestellt, dass die von der Konzernobergesellschaft bei den Finanzbehörden einzureichenden Daten bereits einer systematischen Überprüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität Stand gehalten haben. Diese Aufgabe ist wesentlicher Bestandteil eines zentralen steuerlichen Risiko-Management-Systems.
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Aufgrund der Komplexität der steuerlichen Regelungen zur Hinzurechnungsbesteuerung nach §§ 7 ff. AStG und ggf. in diesem Zusammenhang bestehender Erklärungspflichten, wird die regelmäßige Überwachung der passiven Einkünfte der Konzernunternehmen und damit verbundene Erstellung der AstG-Erklärungen zentral von der Konzernsteuerabteilung durchgeführt.
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Auch weitere Steuerpflichten ausländischer Konzerngesellschaften in Deutschland (wie z.B. die Antragstellung nach § 27 Abs. 8 KStG bei Ausschüttung von Dividenden eines ausländischen Konzernunternehmens an einen deutschen Gesellschafter oder auch die Begründung der Steuerpflicht ausländischer Konzerngesellschaften bei inländischer Geschäftsführung) sind organisatorisch zentral bei der Konzernsteuerabteilung verankert, was in der Aufbauorganisation flächendeckend sicherstellen soll, dass die notwendigen steuerlichen Verpflichtungen von Auslandsgesellschaften in Deutschland erfüllt sind. Dies wird für den Bereich der Regelungen des § 27 Abs. 8 KStG in der Praxis insbesondere durch eine aktive Auswertung der aus dem Ausland nach Deutschland gezahlten Dividenden erfüllt. Für den Fall der inländischen Geschäftsführung ausländischer Gesellschaften, gibt es eine zentrale Vorgabe an alle Konzerngesellschaften, die auf steuerliche Problemkonstellationen hinweisen soll und das erforderliche „Know-how“ sicherstellen soll. Daneben ist die Bestellung neuer Geschäftsführer zwingend mit einer Person der Konzernsteuerabteilung abzustimmen, um zu prüfen, ob Tatbestände der Besteuerung der Auslandsgesellschaft im Inland oder auch persönliche Steuerpflichten der Geschäftsführer erfüllt sein können.
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Im Rahmen der praktischen Umsetzung und Implementierung von Prozessen zur Erhebung ausländischer Sachverhalte gehören die Abläufe zu Verrechnungspreisen und dem Country-by-Country Reporting erfahrungsgemäß zu den komplexeren Themenfeldern. Daher wird im weiteren Verlauf insbesondere der Fokus auf diesen Teilbereich der Auslandssachverhalte gelegt.
dd) Ausgestaltung der Steuerprozesse im Bezug auf Verrechnungspreise und Beziehungen zu nahestehenden Personen sowie Country-by-Country Reporting
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Die Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation ist die unerlässliche Grundlage, um sich bei Vorliegen grenzüberschreitender Lieferungen und Leistungen zwischen verbundenen Konzernunternehmen vor einer steuerlichen Korrektur der tatsächlich vereinbarten Verrechnungspreise zu schützen. Kann eine Verrechnungspreisdokumentation nicht vorgelegt werden ist mit einer Strafschätzung sowie mit Zuschlägen und Verspätungszinsen zu rechnen. In Deutschland sind die einschlägigen Rechtsnormen im § 162 Abs. 2 und 3 AO geregelt. Die gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation basieren weltweit auf den definierten Dokumentationsprinzipien und -vorgaben des Aktionspunkt 13 der BEPS-Initiative der OECD[42] und finden sich in Deutschland im überarbeiteten § 90 Abs. 3 AO sowie im § 138a AO wieder. Kernelement des Dokumentationskonzepts des Aktionspunkt 13 der OECD ist der dreistufige Aufbau der Verrechnungspreisdokumentation bestehend aus einem Masterfile (gem. § 90 Abs. 3 S. 3 AO), einem Localfile (gem. § 90 Abs. 3 S. 2 AO) sowie einem Country-by-Country Reporting (sog. länderbezogener Bericht multinationaler Unternehmensgruppen gem. des neu eingeführten § 138a AO).
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Zur Erfüllung der steuerlichen Compliance mit diesen neuen Regelungen ist neben der reinen Dokumentationsaufgabe in einem ersten Schritt sicherzustellen, dass bei einschlägigen Lieferungen und Leistungen zwischen Konzernunternehmen die Verrechnungspreise vereinbart wurden, die materiell dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen, d.h. die auch ein fremder Dritter für