Dabei ist zu beachten, dass die Zielsetzung des Group Tax Reporting zum Einen eine Qualitätssicherungsfunktion ist (detektive Aufgabe) und zum Anderen ein aktives Management der Steuern i.S.d. Schaffung einer Informationsbasis zur Steuerplanung und –gestaltung ermöglichen soll (präventive und wertstiftende Funktion). Neben der systematischen Aufbereitung und Aggregation hinsichtlich der im Konzernabschluss ermittelten Steuern (quantitatives Reporting) steht auch die Abfrage qualitativer Informationen von den Konzerngesellschaften im Vordergrund, um dadurch weiterführende Informationen z.B. über den steuerlichen Veranlagungsstatus der Konzerneinheiten und deren steuerliche Risiken einzuholen.
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Vor dem Hintergrund der großen Rolle des Group Tax Reporting für das aktive Management der Steuern und die Sicherstellung von deren zutreffender Ermittlung im Rahmen der Jahres- und Konzernabschlüsse, ist die Konzernsteuerabteilung für die meisten der zuvor beschriebenen Aufgaben im Bereich Group Tax Reporting verantwortlich. Auch zeigt sich in der Praxis eine zunehmende Bedeutung des steuerlichen Wissens für die Klärung von Tax Accounting Fragestellungen, so dass zwangsläufig viele Informationen von der Steuerabteilung selbst bereitgestellt werden müssen.
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Klassischerweise ist die Ermittlung der laufenden und latenten Steuern auf Einzelgesellschaftsebene in den Ländern, in denen ein Teil der Konzernsteuerabteilung vorhanden ist, im Zuständigkeitsbereich des Bereichs Steuern. Für die Länder ohne physische Präsenz der Konzernsteuerabteilung ist überwiegend das Rechnungswesen der einzelnen Konzerneinheiten für die Ermittlung der Steuern nach entsprechend auf die lokalen Steuerbesonderheiten angepassten Berechnungsformaten zuständig. Hier übt die Konzernsteuerabteilung eine zentrale Richtlinien- und Monitoringkompetenz aus, indem die Konzernsteuerabteilung in steuerbilanzielle Fragestellungen der Konzerneinheiten eingebunden wird und den zentralen Review der berichteten Steuern auf Einzelgesellschaftsebene durchführt. Der Reviewprozess der Steuern der Konzerngesellschaften erfolgt durch die Konzernsteuerabteilung unter Berücksichtigung von Wesentlichkeiten der einzelnen Länder für den Gesamtkonzern und unter Einbindung des Organisationsbereichs „International Tax“ (International Tax Manager). Das Gesamtergebnis des Reviews wird in einem quartalsweisen Bericht zusammengeführt, der auch Grundlage für die Abschlussgespräche mit dem Finanzvorstand sowie den Konzernabschlussprüfern bildet.
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Die Ermittlung der Steuern auf Konsolidierungsarbeiten einschließlich der Überleitung der Steuerpositionen für Zwecke der Zwischenabschlüsse nach IAS 34 sowie die Erstellung der Konzernanhangangaben erfolgt in Zusammenarbeit zwischen dem Rechnungswesen und der Konzernsteuerabteilung. In der Praxis empfiehlt es sich, die Aufteilung der Teilaufgabenbereiche zwischen dem Rechnungswesen und der Steuerabteilung zu dokumentieren und von beiden Bereichen freigeben zu lassen. Die Aufteilung der Teilbereiche sollte idealerweise auch einen gegenseitigen Vier-Augen-Review zwischen den beiden Bereichen i.S.d. IKS beinhalten.
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Die externe steuerliche Berichterstattung und das interne steuerliche Berichtswesen werden von der Konzernsteuerabteilung erstellt und bilden die Grundlage für die explizit zu Steuern eingerichteten Abschlussgespräche mit dem Finanzvorstand und den Abschlussprüfern (externe steuerliche Berichterstattung) sowie den Teilprozess der strategischen Steuerplanung (internes steuerliches Berichtswesen).
cc) Organisatorische Sicherungsmaßnahmen und zentrale Vorgaben
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Neben der Frage der involvierten Personen und Bereiche in den Prozess des Group Tax Reportings sind auch zentrale organisatorische Vorgaben und Arbeitsanweisungen entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung der Ziele des Group Tax Reportings i.S.d. Ermittlung der laufenden und latenten Steuern sowie dem internen und externen steuerlichen Berichtswesen.
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So ist beispielsweise der Bereich Group Tax Reporting, als Teil der Konzernsteuerabteilung, in Zusammenarbeit mit dem Bereich Konzernberichtswesen in die Vorgabe und Aktualisierung der steuerlichen Konzernbilanzierungsrichtlinie involviert und gibt damit konzernweit eine einheitliche und konsistente Anwendung des IAS 12 und steuerlich relevanter Rechnungslegungsstandards sowie die zutreffende Bilanzierungsanweisung hinsichtlich steuerlich relevanter Sachverhalte vor. Daneben ist der Bereich Tax National regelmäßig in die Aktualisierung der für alle deutschen Tochtergesellschaften gültigen HGB-Bilanzierungsrichtlinie eingebunden. Dadurch wird insbesondere vor dem Hintergrund umfangreicher Organkreisbeziehungen eine einheitliche Auslegung steuerlich relevanter Bilanzierungssachverhalte geregelt.
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Daneben finden die steuerlichen Spezifika aufgrund der zuvor beschriebenen starken Ausprägung der steuerlichen Informationen im Konzernberichts-Tool auch im Reporting Manual[38] Einfluss.
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Um die Tätigkeiten der in die Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse eingebundenen Mitarbeiter und Abteilungen zu definieren und die zeitliche Abfolge der Aufgaben zu koordinieren, werden von den lokalen Rechnungswesen sowie vom Bereich Konzernberichtswesen eigens mit der Konzernsteuerabteilung abgestimmte Abschlusskalender vorgegeben. Diese zentralen Vorgaben regeln überwiegend die Verantwortlichkeiten und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schnittstellen-Abteilungen, die in die Abschlussprozesse eingebunden sind (insbesondere lokale Rechnungswesen, Konzernrechnungswesen und Konzernsteuerabteilung). Für die Koordination der Tax Reporting-Abläufe innerhalb der einzelnen beteiligten Organisationseinheiten der Steuerabteilung sind diese Abschlusskalender jedoch zu aggregiert. Zur Organisation der am Abschluss beteiligten Bereiche innerhalb der Steuerabteilung wird daher ein integrierter Abschlusskalender Steuern vom Bereich Group Tax Reporting erstellt und quartalsweise an die Konzernsteuerabteilung verschickt.
dd) Ausgestaltung der Steuerprozesse im Bereich Group Tax Reporting
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Zielsetzung bei der Ausgestaltung der Steuerprozesse im Bereich Group Tax Reporting ist die zutreffende Ermittlung sowie der vollständige und richtige Ausweis der Steuern und Anhangangaben für die externe Finanzberichterstattung.[39] Neben den zuvor beschriebenen zentralen fachlichen, organisatorischen und zeitlichen Vorgaben ist zur Sicherstellung dieser Zielsetzung auch der Prozess des quartalsweisen Group Tax Reportings schriftlich zu dokumentieren. Dabei sind die unmittelbar angrenzenden Steuerprozesse (z.B. der Prozess der Erstellung der Steuererklärung oder der Prozess der Betriebsprüfungen) und die notwendigen Informationsflüsse zu beachten.
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In der schriftlichen Dokumentation des Prozesses zur quartalsweisen Ermittlung der laufenden und latenten Steuern sowie Anhangangaben sind jeweils die zuständigen Personengruppen und Organisationseinheiten eindeutig und klar zu benennen, die für die Umsetzung der Arbeitsschritte verantwortlich sind. Auch sollte die Prozessbeschreibung beinhalten, wie die Informationsflüsse geregelt sind bzw. welche Personen oder Organisationseinheiten für das Anliefern von steuerlich relevanten Informationen zuständig sind. Im Rahmen der Beschreibung der Abläufe zur Ermittlung der Ertragsteuern sollten auch entwickelte und stetig zu aktualisierende Checklisten sowie Arbeitspapier- und Formatvorlagen aufgeführt werden, die verbindlich im Prozess genutzt werden sollten, um Inkonsistenzen und eine unvollständige Steuerermittlung zu vermeiden.
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Daneben sind relevante Kontrollen im Prozess vorzusehen, wie z.B. der Review der Steuerberechnungen unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips durch jeweils eine andere als die vorbereitende Person. Der Review-Prozess ist generell an der Komplexität der Gesellschaften, dem Erfahrungsgrad der involvierten erstellenden Personen. Insbesondere bei großen und komplexen Organschaftsstrukturen ist von der für die Steuerberechnung des Organträgers verantwortlichen Person ein High-Level-Review des Organkreises auf besondere Sachverhalte und Plausibilität sinnvollerweise vorzunehmen. Die analytische Durchsicht des Organkreises ist schriftlich in Form einer Zusammenstellung der relevanten Eckdaten zu dokumentieren, um diese Informationen auch angrenzenden Organisationsbereichen