bei einer Abmeldung der Bezug zum richtigen Datensatz hergestellt. Beim Einstieg in das Verfahren muss das aktuelle Datum als Referenzdatum mit angegeben werden. Nach dem Start des Verfahrens ist das Referenzdatum immer das Eintrittsdatum.
Für weitere Meldungen wird auf der Datenbank eine 1:1-Beziehung hergestellt.
3.1.4.7 Bildung der ELStAM
Grundlage für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die von den Meldebehörden mitgeteilten melderechtlichen Daten, wobei die Finanzverwaltung grundsätzlich an diese melderechtlichen Daten gebunden ist.
Zuständig für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist in der Regel das Wohnsitzfinanzamt des unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers. Ändert sich der Familienstand eines Arbeitnehmers, z. B. durch Eheschließung, Begründung einer Lebenspartnerschaft, Tod des Ehegatten/Lebenspartners oder Scheidung, führt dies automatisch dazu, dass die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden die melderechtlichen Änderungen des Familienstandes an die Finanzverwaltung übermitteln.
3.1.4.8 Rückmeldung der ELStAM
Der ELStAM-Datensatz beinhaltet folgende Informationen:
Steuer-ID des Arbeitnehmers,
Datum der Bereitstellung,
Datum „gültig ab“,
Steuerklasse,
bei Anwendung des Faktorverfahrens den Minderungsfaktor zur Steuerklasse IV,
Religion des Steuerpflichtigen,
ggf. auch Religion des Ehegatten/Lebenspartners,
Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag,
Anzahl Kinderfreibeträge.
Nach erfolgreichem ELStAM-Abruf hat der Arbeitgeber die abgerufenen ELStAM grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Der Datensatz enthält nur dann ein Kirchensteuermerkmal, wenn in dem Bundesland des Arbeitgebers Kirchensteuer einbehalten werden muss.
3.1.4.9 Aktionen beim Eintritt
Aktionen beim Eintritt eines Arbeitnehmers:
1 Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Steuer-ID und sein amtliches Geburtsdatum (aus dem Personaldokument) nennen. Die Daten werden in dem System gespeichert. Hat der Arbeitnehmer eine Positivliste auf der ELSTER-Datenbank eingerichtet, muss er den Arbeitgeber zulassen.
2 Eine Anmeldung kann erst nach dem Eintrittsdatum erfolgen. Evtl. ist ein Wiedervorlagedatum zu erfassen. In Zukunft soll es möglich sein, die Anmeldung vorher durchzuführen (Zukunftsmeldung).
3 Der Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter auf der ELSTER-Datenbank an und übermittelt die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie die Steuernummer des Arbeitgebers. Sollte ein Dienstleister die Payroll ausführen, ist dessen Steuernummer zu melden. Dabei ist zu beachten, dass Unternehmen häufig mehrere Steuernummern erhalten (für Umsatzsteuer, für Lohnsteuer, für Körperschaftssteuer). Für die Teilnahme an ELStAM muss die Steuernummer verwendet werden, mit der auch die Lohnsteueranmeldung (siehe Kap. 6.2.2.1) übermittelt wird.
4 Der Arbeitgeber (Dienstleister) erhält eine E-Mail, dass die Daten bereitstehen.
5 Der Arbeitgeber ruft die Daten ab und spielt sie in sein System ein.
In der ELStAM-Datenbank kann eine falsche Anmeldung (derzeit) nicht storniert werden. Um eine mit falschem Datum vorgenommene Anmeldung zurückzunehmen, ist gegenwärtig nur der Weg über eine Abmeldung am gleichen Tag möglich. In diesem Fall wird aber in der Datenbank ein steuerliches Arbeitsverhältnis von einem Tag gespeichert. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass mit der Anmeldung automatisch beim alten Arbeitgeber eine Abmeldung vorgenommen wird. Diese muss korrigiert werden.
Beispiel
Arbeitnehmer soll zum 01.04. eingestellt werden.
Neuer AG – meldet den AN zum 01.04. an und erhält LSt-Klasse I
Alter AG – hat noch nicht abgemeldet und erhält für April die LSt-Klasse VI
Neuer AG – Personalabteilung informiert, dass AN erst am 01.05. beginnt
Neuer AG – Abmeldung des AN zum 01.04. – damit Arbeitsverhältnis von 1 Tag
Alter AG – meldet den AN zum 01.04. ab
Alter AG – meldet den AN zum 02.04. an – bekommt LSt-Klasse I
3.1.5 Sozialversicherungsausweis
3.1.5.1 Allgemeines
Der Rentenversicherungsträger verschickt an alle Versicherten einen Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis). Dieser enthält die Versicherungsnummer und die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, wurde die Mitführungspflicht zum 31.12.2008 abgeschafft. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz ist die Einführung eines maschinell auslesbaren SV-Ausweises beschlossen worden. Im Bundesanzeiger wurde am 18.12.2020 die Grundsätze für die Gestaltung und des Verfahrens des Sozialversicherungsausweis veröffentlicht.
Der Sozialversicherungsausweis enthält die in § 18h Abs. 1 Satz 1 SGB IV bestimmten sowie zusätzlichen Angaben:
1 den Aufdruck „Sozialversicherungsausweis“ (mehrsprachig),
2 die Versicherungsnummer,
3 den Familiennamen,
4 den Geburtsnamen,
5 den Vornamen,
6 den Aufdruck „Deutsche Rentenversicherung“,
7 das Ausstellungsdatum und
8 die Nummern 2 bis 5 und 7 codiert aufgebracht.
Ein Sozialversicherungsausweis ist auszustellen, wenn
1 eine Versicherungsnummer durch die Datenstelle der Rentenversicherung vergeben wird,
2 der Sozialversicherungsausweis zerstört worden, abhandengekommen oder unbrauchbar geworden ist oder
3 sich die Versicherungsnummer, der Familienname oder der Vorname geändert hat.
Beim Verlust des Sozialversicherungsausweises oder beim Wiederauffinden verpflichtet der Gesetzgeber die Inhaberin bzw. den Inhaber, dies der zuständigen Einzugsstelle (§ 28i SGB IV) oder dem Rentenversicherungsträger unverzüglich anzuzeigen.
Eine Person darf nur einen auf ihren Namen ausgestellten Sozialversicherungsausweis besitzen; unbrauchbare und weitere Sozialversicherungsausweise sind an die zuständige Einzugsstelle oder den Rentenversicherungsträger zurückzugeben.
Abbildung 3.1: Sozialversicherungsausweis
3.1.6 Mitführungspflicht von Personaldokumenten
Der SV-Ausweis ist für eine Prüfung nicht ausreichend und wird daher nicht für Prüfungszwecke herangezogen.
Arbeitnehmer, die in den nachstehend genannten Branchen arbeiten, müssen Personaldokumente mitführen. Dies kann der Personalausweis oder der Pass sein. Ein Führerschein wird nicht akzeptiert.
Der Arbeitgeber muss seine betroffenen Arbeitnehmer über die Mitführungs- und Vorlagepflicht informieren. Der Nachweis über die Information ist den Lohnunterlagen beizulegen.