werden (siehe Kap. 5.6.2.5);
Anmeldung des Arbeitnehmers bei der zuständigen Krankenkasse;
Festlegung der Entlohnungshöhe und eventueller Zulagen.
3.1.1 Anmeldung
Der Arbeitgeber muss den neuen Arbeitnehmer mithilfe des Formulars Meldung zur Sozialversicherung mit dem Meldegrund „10“ bei seiner Krankenkasse anmelden.
Hinweis
Seit 2006 gilt eine einheitliche Meldefrist für alle meldepflichtigen Tatbestände (mit Ausnahme der Jahresmeldung).
Demnach müssen die Meldungen mit der nächsten Abrechnung durchgeführt werden, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Eintritt. Für die Jahresmeldungen ist der 15.02. des Folgejahres als spätester Meldezeitpunkt zu beachten.
Seit 2006 gilt die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Durchführung aller Meldetatbestände.
3.1.2 Zuständige Krankenkasse
Wichtig
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme seiner Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung seiner gewählten Krankenkasse vorzulegen.
Unterlässt er dies, hat der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Ansonsten kann der Arbeitgeber die Krankenkasse frei wählen.
Bei einem privat krankenversicherten Arbeitnehmer geht die Meldung an eine beliebige gesetzliche Krankenkasse, die der Arbeitnehmer auch im Falle einer Versicherungspflicht wählen könnte.
Folgende Daten sind zu melden:
Versicherungsnummer (dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen),
Personalnummer (Angabe ist freiwillig),
Name und Anschrift des Arbeitnehmers,
Grund der Abgabe (Anmeldung Meldeschlüssel 10),
Beginn der Beschäftigung (TT.MM.JJJJ),
Betriebsnummer des Arbeitgebers (Betriebsnummer wird vom Arbeitsamt zugeteilt),
Personengruppe (Mithilfe des Personengruppenschlüssels werden den Arbeitnehmern bestimmte Sozialversicherungsmerkmale zugeordnet. Kommen mehrere Möglichkeiten infrage, ist stets der niedrigste Schlüssel anzugeben.),
eventuelle Mehrfachbeschäftigungen des Arbeitnehmers,
Betriebsstätte Ost oder West,
Beitragsgruppen (Der Beitragsgruppenschlüssel drückt aus, ob bzw. in welcher Form in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht.),
Tätigkeitsschlüssel (Die Agentur für Arbeit hat ein Verzeichnis mit allen Schlüsseln im Internet bereitgestellt bzw. im Lohnprogramm ist diese hinterlegt.),
Staatsangehörigkeitsschlüssel (Die Krankenkassen veröffentlichen Listen aller Staatsangehörigkeitsschlüssel.).
3.1.3 Übersicht Arbeitspapiere
Der Arbeitnehmer legt bei Beginn einer neuen Beschäftigung seine Arbeitspapiere vor. Zusätzlich muss er für den Lohnsteuerabzug seine Steuer-Identifikationsnummer nennen.
Eine Übersicht wichtiger Arbeitspapiere:
Sozialversicherungsausweis,
Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern,
Nachweis der Staatsangehörigkeit,
Urlaubsbescheinigung,
Bildungsurlaubsbescheinigung,
Bescheinigung über bereits genommene Elternzeit,
Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse,
Bescheinigung über private Krankenversicherung,
Bescheinigung der Krankenkasse über private Mitgliedschaft,
Nachweis über vermögenswirksame Leistungen.
Der Arbeitgeber hat die Arbeitspapiere ordnungsgemäß für die Dauer des Dienstverhältnisses aufzubewahren. Bei Ende der Beschäftigung hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere umgehend dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
3.1.4 Lohnsteuerabzugsmerkmale
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden für alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer erstellt, das sind solche Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben. Das Einkommensteuerrecht definiert den Wohnsitz dort, wo der Steuerpflichtige auf Dauer eine Wohnung bzw. Haus tatsächlich nutzt.
Ein mindestens sechsmonatiger Inlandsaufenthalt führt zu einem gewöhnlichen Aufenthalt. Anderen Arbeitnehmern, die ihren Wohnsitz im Ausland haben und dort gemeldet sind, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung über die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Daten aus (Ersatzbescheinigung nach § 39 EStG). Diese Arbeitnehmer werden als „beschränkt steuerpflichtig“ bezeichnet.
3.1.4.1 Steuer-Identifikationsnummer
Im Rahmen des Projekts „ELSTER II“ hat jeder Steuerpflichtige im Jahr 2008 eine neue Steuer-Identifikationsnummer erhalten. Diese ersetzt die eTIN seit dem 01.01.2010.
Wichtig
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) mitteilen, da nur die persönlich bekannt gegebene Steuer-ID zur Nutzung der ELStAM-Datenbank berechtigt. Eine durch ein Konzernunternehmen rechtmäßig erhobene Steuer-ID eines Arbeitnehmers kann auch durch eine zum selben Konzern gehörende Stelle verwendet werden (§ 139b Abs. 2 Nr. 4 AO).
3.1.4.2 Bedeutung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
Der Arbeitgeber ruft die Lohnsteuerabzugsmerkmale von der ELStAM-Datenbank ab. Die bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind unbedingt einzuhalten. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer dürfen eigenständig Veränderungen daran vornehmen.
Zum Jahresende bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt der Arbeitgeber die sogenannte Lohnsteuerbescheinigung (siehe Kap 4.9).
Sinn und Zweck dieser Bescheinigung bestehen darin, das Finanzamt über die gezahlten Bruttobezüge, angefallene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag usw. zu informieren. Die Lohnsteuerbescheinigung dient als Grundlage für die Einkommensteuererklärung.
Arbeitgeber, die maschinell abrechnen, müssen die Lohnsteuerbescheinigung ab dem Jahr 2005 elektronisch erstellen.
Wichtig
Spätester Abgabezeitpunkt ist immer der 28.02. bzw. 29.02. im Folgejahr (auch bei unterjährigem Austritt). Die Arbeitnehmer erhalten eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung (DIN-A4-Format).
3.1.4.3 Verwendung der