In Deutschland gibt es für größere Veranstaltungen strenge Brandschutzregeln. Informiert euch gut darüber, was ihr dürft und was nicht, wie breit die Fluchtwege sein müssen, wie viele Bandschutzordner ihr braucht usw. Bei größeren Veranstaltungen muss z. B. alles aus Papier und Pappe, das sich auf der Bühne und im Raum befindet, mit einer speziellen Lösung bestrichen werden, um die Brennbarkeit zu verringern. Außerdem dürfen keine normalen Stoffe verwendet werden, sondern nur schwer entflammbarer Molton.
Deko/Bühnenbild: Wenn es die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erlaubt, hat es sich bewährt, ein eigenes Team für Deko und Bühnenbild zu bilden. Dieses Team ist für Requisiten und andere sichtbare Elemente auf der Bühne zuständig. Hier muss besonders darauf geachtet werden, welche Materialien ihr für das Bühnenbild usw. verwenden dürft (s. Brandschutz).
Einsatzplan: Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wann welche Aufgabe übernehmen? Zu diesem Zweck kann ein Einsatzplan hilfreich sein. Am besten verschickt man den Einsatzplan im Voraus an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hängt ihn dann nochmal im Mitarbeitendenbereich auf. Ein Beispiel für einen Einsatzplan und weitere Infos siehe in Kapitel „Einsatzplan – Wer macht was?“.
Eintrittspreis: Überlegt euch, ob ihr für den Erlebnistag einen Eintrittspreis verlangen wollt, um die Unkosten für das Mittagessen usw. zu decken. Der Eintrittspreis sollte auf dem Einladungsflyer vermerkt werden, damit die Eltern darüber Bescheid wissen. Er kann dann an der Anmeldestraße eingesammelt werden.
Einverständniserklärung: Um rechtlich abgesichert zu sein, solltet ihr euch von den Erziehungsberechtigten auf einer Anmeldung unterschreiben lassen, dass das Kind an eurem Erlebnistag teilnehmen darf. Auf dieser Anmeldung könnt ihr auch nach Lebensmittelunverträglichkeiten der Kinder oder sonstigen Besonderheiten fragen (Krankheiten, Medikamenteneinnahme usw.) und euch die Fotoerlaubnis für die Kinder einholen. Wenn zum Erlebnistag externe Gruppen kommen, hat es sich bewährt, dass die Verantwortung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieser Gruppen liegt und nicht bei euch. (Wenn ihr euch weiter über das Thema Rechtsfragen informieren wollt, empfehlen wir folgendes Buch: Wilka, Wolfgang / Schmidt, Peter L.: Recht – gut informiert sein. Rechtsfragen in der christlichen Kinder- und Jugendarbeit, buch+musik, Stuttgart 22018.)
Essen: In der Mittagspause soll es für die Kinder natürlich auch etwas zu Essen geben. Heiße Würstchen und Brötchen bieten sich hier z. B. an. Bei großen Erlebnistagen kann es sinnvoll sein, die unterschiedlichen Gruppen an der Anmeldestraße für verschiedene Essenszeiten einzuteilen, z. B. Gruppe 1 und 2 essen um 12:00 Uhr, Gruppe 3 und 4 um 12:15 Uhr. Die anderen Kinder können währenddessen an den Spielstraßenstationen spielen. So verringert sich die Wartezeit für alle.
Finanzen, Werbung und Verwaltung: Dieses Team ist zuständig für die Übersicht über die Finanzen (z. B. Einreichen von Kassenbelegen, Eintrittspreis, Einholen von Fördergeldern/Zuschüssen), für die Werbung (z. B. Flyer, Plakate, Mitarbeitendenbrief) und die Verwaltung der Anmeldungen (im Vorfeld und während des Tages).
Flyer und Mitarbeitendenbrief: Damit auch Kinder zu eurem Erlebnistag kommen, ist natürlich eine gute Werbung notwendig. Überlegt euch, ob es neben Flyern, die den Kindern vorab gegeben werden können, auch sinnvoll wäre, einen Mitarbeitendenbrief an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gruppen und Kreise, die ihr einladen wollt, zu schicken. Hier könnt ihr nochmal detailliertere Informationen zum Ablauf und zu organisatorischen Fragen weitergeben.
Gebetsteam: Denkt darüber nach, ob ihr für das Projekt auch ein Gebetsteam gründen wollt, das die Vorbereitung und die Veranstaltung im Gebet begleitet. Dieses Team kann sich z. B. auch überlegen, ob es sich um fest im Tagesablauf eingeplante Gebete/Gebetszeiten für alle kümmert, die aber nicht während der gemeinsamen Zeit rund um das Theaterstücks stattfinden, sondern zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt.
Gesamtleitung: Legt im Vorfeld einen oder zwei Verantwortliche fest, die den Erlebnistag koordinieren. Siehe Kapitel „Mitarbeitendenkoordination – Wer schmeißt das alles?“ für die Aufgaben der Verantwortlichen.
Minutenprogramm: Im Minutenprogramm könnt ihr die Abläufe von Moderation, Musik, kleinen Auflockerungsspielen, Theater, Mittagspause usw. festhalten. Siehe Kapitel „Minutenplan – Braucht man das?“ für einen konkreten Vorschlag dazu.
Mittagspause: In der Mittagspause findet die Spielstraße statt. Im letzten Teil des Buches findet ihr viele Spiele für die Spielstraße und Ideen, wie ihr sie dem Inhalt des Theaters anpassen könnt (s. Kapitel „Die Spiele“). Gleichzeitig gibt es auch Mittagessen (s. Essen).
Sanitäter: Bei so vielen Kindern kann es schnell auch mal zu kleineren oder größeren Verletzungen kommen. Überlegt euch, wer für die Erste Hilfe zuständig ist und kümmert euch darum, dass genug Erste-Hilfe-Materialien vorhanden sind. Informiert euch vorab, ab welcher Anzahl von Kindern ihr einen professionellen Sanitätsdienst für die Dauer eurer Erlebnistage einladen müsst und bestimmt eine Person, die sich um die Organisation des Sanitätsdienstes kümmert.
Teams: Es ist sinnvoll, für den Erlebnistag die Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedenen Teams zu organisieren. Folgende Teams haben sich als sinnvoll erwiesen: Band und Moderation; Gesamtleitung; Finanzen; Verwaltung und Werbung; Verpflegung; Spielstraße; Theater; Deko und Requisiten. Zu den einigen verschiedenen Teams und ihren Aufgaben findet ihr hier im Erlebnistag-ABC noch weitere Informationen.
Zeit für dich: Dieses Team kann während der Mittagspause für (seelsorgerliche) Fragen der Kinder zu Verfügung stehen. Am besten ist es, wenn in der Ecke / dem Raum, in der/dem sich dieses Team befindet, noch eine kleine Bastelaktion, etwas zu Essen oder Ähnliches zu finden sind. So wird die Hemmschwelle für die Kinder, zum „Zeit für dich-Raum“ zu gehen, gesenkt.
Rund um den Erlebnistag – An vorher und nachher gedacht?
Zunächst ist es wichtig, ein oder zwei Verantwortliche festzulegen, die den Erlebnistag leiten und bei denen alle Informationen und die einzelnen Bausteine zusammengeführt werden. Danach geht es daran, ein Team aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu bilden und einzuteilen, wer in welchem Team für welche Aufgaben zuständig ist. Nun sollte analysiert werden, wie die Situation und die örtlichen Gegebenheiten sind. Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir? Welche Räume haben wir zur Verfügung? Wen und wie wollen wir einladen?
Als Nächstes geht es an die konkrete Planung des Projekts. Dabei werden die gesamten Vorbereitungen in einzelne Aufgaben aufgeteilt, für die jeweils ein Team mit einer verantwortlichen Person beauftragt wird. Zudem werden der Zeitrahmen und das Budget für diese Aufgaben festgelegt.
Der Weg bis zum Erlebnistag wird von den Verantwortlichen in Meilensteine gegliedert. Dies sind wichtige Termine, bis zu denen ein bestimmtes Ziel erreicht sein muss (z. B. bis zum Tag x müssen die Flyer gedruckt sein). Dadurch kann jederzeit überprüft werden, wie viel Zeit noch bis zu welchem Abgabetermin/Meilenstein vorhanden ist und ob die einzelnen Teams ihre Aufgaben rechtzeitig erledigt haben. Hilfreich ist es, die Teams einige Zeit vor dem Abgabetermin noch einmal an diesen zu erinnern. (Wichtig: Es geht dabei nicht darum, die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern darum, die Vorbereitungen ohne Verzögerungen oder Probleme erledigen zu können!)
Dann werden die geplanten Kosten ermittelt. Dazu werden alle anfallenden Kosten aufgeschrieben. Nun muss geklärt werden, wer diese Kosten übernimmt. Gibt es einen Unkostenbeitrag für die Kinder oder übernimmt eine Gemeinde oder ein Bezirk die Kosten? Wenn es einen Teilnehmendenbeitrag gibt: Wie hoch muss dieser sein, um die Kosten zu decken? In regelmäßigen Besprechungen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen oder nur mit