Probleme geklärt und wichtige Informationen kommuniziert.
Nach der Durchführung wird der Erlebnistag ausgewertet. Hilfreich kann hier ein Fragebogen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder eine abschließende Besprechung sein. Was war gut? Was hat nicht so gut geklappt? Welches Feedback kam von den Kindern? Was müsste sich ändern, wenn wir noch einmal einen Erlebnistag durchführen wollen? Wollen wir nächstes Jahr wieder einen Erlebnistag durchführen? Besonders nett ist ein kleines Dankeschön für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um ihre Arbeit wertzuschätzen.
Terminkalender/Meilensteine – Wann machen wir was?
Der Begriff „Meilenstein“ stammt aus dem Bereich des Projektmanagements. Damit werden Unterziele bezeichnet, die wichtig sind, damit am Ende das große Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann. Sie helfen außerdem dabei, in der Vorbereitungsphase den Überblick zu behalten. Für jeden Meilenstein sind andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verantwortlich. Es ist gut, wenn die Gesamtleitung immer wieder danach schaut, ob die einzelnen Meilensteine auch erreicht wurden.
Im Folgenden findet ihr einen groben Überblick über einzelne Meilensteine. Dieser soll helfen, die Zeit vor dem Erlebnistag zu strukturieren. Dabei wurde großzügig genügend Puffer eingeplant, damit die Vorbereitungsteams auch wirklich genügend Zeit haben und nicht in unnötigen Stress geraten.
Zu alledem ist es absolute Priorität, dass alle Meilensteine im Gebet begleitet werden. Das wird nicht jedes Mal besonders erwähnt, sondern vorausgesetzt. Seid Betende! Holt euch dazu gern auch Unterstützung von eurem Gebetsteam. Sagt ihm, was euch gerade beschäftigt, welche Meilensteine euch Probleme bereiten oder wofür ihr dankbar seid und welche Meilensteine ihr problemlos erreicht habt. Wenn die Vorbereitungen turbulent werden, hilft es, im Gebet Ruhe zu finden und neue Kraft zu tanken für den Weg zum nächsten Meilenstein.
6 Monate vor dem geplanten Termin des Erlebnistags
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen und motivieren. Schwärmt ihnen vor, warum es wichtig und gut ist, dass sie den Erlebnistag unterstützen. Der Erlebnistag ist eine gute Chance, auch junge und noch unerfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubinden.
E-Mail an alle potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschicken, um einen Termin innerhalb der nächsten vier Wochen zu finden, an dem alle können.
Welche weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden benötigt? Diese bis zum ersten Treffen ansprechen.
5 Monate vor dem geplanten Termin des Erlebnistags
Gemeinsames Treffen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Folgende Themen werden dabei besprochen:
Es ist euer Erlebnistag: Ihr sollt nicht nur mitarbeiten, sondern den Tag mit euren Ideen gestalten.
Verantwortungsbereiche (Deko, Anspiel, Spielstraße, Moderation, Essen, Musik usw.) und jeweilige Ansprechpersonen werden festgelegt. Je nach Mitarbeiterzahl schon Teams bilden, die einzelne Bereiche verantworten. Hier schon Verantwortung auf möglichst viele Schultern verteilen.
Thema des Erlebnistags festlegen.
Location abklären – wo soll der Erlebnistag stattfinden?
Das erste Team, das dann in Aktion treten muss, ist das Team für die Werbung, da es einige Zeit kostet, die Flyer zu gestalten und zu drucken.
3 Monate vor dem geplanten Termin des Erlebnistags
Beginn mit den Proben für das Theaterstück. Mit einzelnen Szenen beginnen, die sich langsam zu einem Ganzen zusammenfügen. Auch wenn es Zeit kostet, hat es sich bewährt, mehr Zeit für das Proben des Theaterstücks einzuplanen.
Abgleichen der Spielstationen mit dem Theaterstück.
Anmeldungen und Informationsbriefe an die einzelnen Kreise und Gemeinden verschicken und mit der Werbung für den Erlebnistag beginnen.
In der Zwischenzeit
Zwei bis drei Treffen mit den Ansprechpersonen der Verantwortungsbereiche für einen gemeinsamen Austausch und Abgleich. Klare Kommunikation der Verantwortlichen mit den Ansprechpersonen der Verantwortungsbereiche ist ein Schlüssel zu einem gelungenen Erlebnistag.
Beginn der Bandproben für die Musik (2 – 3 Wochen vor dem Erlebnistag).
In der Woche vor dem Erlebnistag
Besichtigung der Location – ist alles vorhanden?
Material für die Spielstraße wird gesammelt.
Ein paar Tage vor dem Erlebnistag
Proben des gesamten Theaterstücks inklusive integrierter Andacht.
Ein Tag vor dem Erlebnistag
Generalprobe des kompletten Programms.
Das Material für die Spielstraße muss komplett vorhanden sein.
Dekoration ist angebracht.
Am Erlebnistag selbst
Zwei Stunden vor Beginn treffen sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sprechen das Programm noch einmal durch.
Die Band probt noch einmal alle Lieder durch.
Dreißig Minuten vor Beginn ist Einlass für die einzelnen Gruppen und Kinder.
Minutenplan – Braucht man das?
Ein Erlebnistag ist eine Veranstaltung für Kinder. Dabei müssen die Verantwortlichen das Gesamtbild im Blick behalten. Natürlich könnten die einzelnen Programmteile einfach nacheinander gesetzt werden. Dann könnten sich die Verantwortlichen die Mühe sparen, schon im Voraus einen genauen Zeitplan zu schreiben. Andererseits besteht dabei die Gefahr, dass ein Erlebnistag zu einem Chaostag wird. Da weiß dann die Küche nicht mehr, wann die Würstchen heiß gemacht werden müssen, Eltern stehen 30 Minuten vor der Tür und wollen ihre Kinder abholen und weitere Probleme können auftreten. Das Ergebnis sind frustrierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Darum gilt die Grundregel: Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Erlebnistag involviert sind, desto genauer muss ein Zeitplan gestaltet sein und umso wichtiger ist es auch, die Verzögerungen zu kommunizieren. Dadurch entsteht ein Informationsfluss, der einer Mitarbeitendenfrustration vorbeugt. Darum: Je klarer die Absprachen und zeitlichen Planungen im Vorfeld laufen, umso einfacher ist dann auch die Durchführung.
Ein Zeitplan hilft, dass Dinge nicht spontan gemacht, sondern durchgeplant werden. Durch einen Minutenplan kann ein Mitarbeitendenteam im Vorfeld manche Elemente schon durchsprechen und hat dann noch Konzentration und Motivation für die Elemente, die unvorhergesehen kommen. Dafür ist dann noch immer Spontaneität und Improvisationsvermögen von Nöten. Hier ein Vorschlag für einen vorläufigen Minutenplan:
| Zeit | Programm | Verantwortliche Person |
| 08:30 Uhr | Aufbau | |
| 09:30 Uhr | Einlass | |
| 09:55 Uhr | Jingle/Countdown | Technikteam |
| 10:00 Uhr | Begrüßung | Moderationsteam |
| 10:05 Uhr | Lied | Band |
| 10:08 Uhr | Theaterstück, Szene 1 | Schauspielteam |
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