Marco Gehrig

Jahresabschluss nach dem Schweizer Rechnungslegungsrecht


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Physische Aufnahme durch Zählen, Messen und Wägen: für Geld, Vorräte, Geräte sowie Maschinen, Mobilien und Betriebseinrichtungen. Die jährliche physische Inventur ist im Rechnungslegungsrecht nicht mehr ausdrücklich verlangt. Ohne einwandfreie und umfassende Anlagekarteien und eine Lagebuchhaltung lässt sich jedoch kein zuverlässiger Bestandesnachweis erbringen, weshalb eine Inventur in der Regel notwendig ist.

      • Auszüge aus öffentlichen Registern, Bestätigung von Amtsstellen: für Grundstücke, immaterielle Anlagen (Patente, Konzessionen)

      • die Buchhaltung selbst, Belege, Verträge, Geschäftskorrespondenz: für Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Darlehen, Wertberichtigungen, Konten des Eigenkapitals.

      Es gehört zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, dass die Vorräte mindestens einmal jährlich körperlich aufgenommen werden (PS 501/4).

      Mit der Stichprobeninventur werden die Vermögensbestände aufgrund anerkannter mathematisch-statistischer Methoden anhand von Stichproben ermittelt (Inventurvereinfachungsverfahren nach HGB 241I).

      2.9 Aufbewahrungspflicht

      Die Pflicht, Geschäftsbücher und damit eng verbundene Dokumente wie Belege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren (OR 958f III) auf Papier, elektronisch oder vergleichbare Weise, hängt mit den gesetzlichen Pflichten, wie das Recht von gewinn- und provisionsberechtigten Arbeitnehmern (OR 322a und 322c), von Gesellschaftern und Verwaltungsräten (OR 715a) und Gläubigern /OR 958e II) zusammen. GebüV 5 legt zusätzlich Grundsätze ordnungsmässiger Aufbewahrung fest. Diese betreffen die Sorgfalt »geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt«, Verfügbarkeit (Einsichtsrecht der Berechtigten), Organisation und Archivierung.

      2.10 Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie

      Die GeBüV hält in den allgemeinen Grundsätzen fest, dass bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung einzuhalten sind.

      Die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung sind einzuhalten (GeBüV 2 II), wenn die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt werden (GeBüV 2 II).

      Expert Suisse hat den Begriff der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gemäss GeBüV durch die folgenden Grundsätze beim Einsatz von Informationstechnologie (IT) präzisiert:

      • Belegfunktion

      • Journalfunktion

      Diese hat den Nachweis der tatsächlichen und zeitkorrekten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle in einem Journal (Grundbuch) zum Gegenstand. Sie ist erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderungen oder Fälschung geschützt sind.

      • Kontenfunktion

      Diese verlangt, dass die im Journal in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichneten Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung auf den Konten abgebildet werden. Bei Buchungsverfahren mit IT-Einsatz werden Journal- und Kontenfunktion in der Regel gemeinsam wahrgenommen. Beim Ausdruck der Konten muss die Vollständigkeit der Kontenblätter später, beispielsweise über fortlaufende Seitennummern je Konto oder Summenvorträge, nachweisbar sein.

      • Dokumentation