że nie mogą być w jakikolwiek sposób podatnikowi zwrócone (zrefundowane).
Odnośnie określenia momentu, w którym koszt podatkowy uwzględnia się w księgach podatkowych, wyróżnić można kilka przypadków w zależności od sposobu rozliczeń podatku lub sytuacji szczególnej:
1) podatnicy będący osobami fizycznymi prowadzący księgi przychodów i rozchodów w zasadzie rozliczają koszty podatkowe tzw. metodą kasową (o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych); zatem poniesione przez nich koszty podatkowe są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Przez poniesienie kosztu rozumieć należy moment wystawienia faktury (rachunku) lub innego dokumentu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu (art. 22 ust. 6b). „Poniesienie kosztu” dla celów podatkowych nie jest zatem równoznaczne z uregulowaniem zobowiązania (np. poprzez zapłatę czy potrącenie).
2) metodę memoriałową rozliczania kosztów podatkowych w czasie stosują zaś podatnicy będący osobami fizycznymi i prowadzący księgi rachunkowe (według art. 22 ust. 5-5d ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz podatnicy będący osobami prawnymi. Tą metodę rozliczania kosztów (zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ) mogą jednak również wybrać dobrowolnie podatnicy będący osobami fizycznymi prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, pod warunkiem jednak, że stale w każdym roku podatkowym prowadzone przez nich księgi będą umożliwiały wyodrębnienie kosztów odnoszących się do danego roku podatkowego.
W przypadku tej drugiej metody o momencie uwzględnienia kosztu podatkowego w rachunku podatkowym decyduje zaliczenie go do jednej z poniższych grup:
a) tzw. kosztów bezpośrednich (a dokładniej kosztów bezpośrednio związanych z przychodami) albo
b) tzw. kosztów pośrednich (konkretnie kosztów innych niż kosztów bezpośrednio związanych z przychodami).
Zgodnie z art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p., koszty bezpośrednie potrącane są co do zasady w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Dopóki zatem podatnik nie odnotuje przychodu podatkowego, z jakim związany jest poniesiony wydatek, dopóty musi wstrzymać się z uwzględnieniem tego wydatku w rachunku podatkowym.
Natomiast koszty pośrednie (zgodnie z art. 22 ust. 5c u.p.d.o.f. i art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p.) potrącane są w dacie ich poniesienia, a jeżeli dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, wówczas stanowią koszt danego roku w części, w jakiej dotyczą danego roku; jeśli zaś nie jest możliwie określenie, jaka ich część dotyczy danego roku – stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Rozgraniczenie kosztów na te dwie grupy ma zatem decyduje o momencie, w którym koszty zostaną uwzględnione w rozliczeniu podatkowym. Niekiedy bardzo trudne jest rozstrzygniecie, czy dany koszt jest kosztem bezpośrednim, czy też kosztem pośrednim. Zasadniczo uznaje się, iż jeżeli do danego kosztu da się przyporządkować konkretny strumień przychodów, to taki koszt jest kosztem bezpośrednim; w przeciwnym zaś wypadku – jest kosztem pośrednim.
Przy memoriałowej metodzie rozliczania kosztów podatkowych w czasie przez „dzień poniesienia kosztu” (zgodnie z art. 22 ust 5d ustawy o p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4e ustawy o p.d.o.p.) nie rozumie się dnia faktycznego poniesienia jego ciężaru, ale dzień, na który ujęto ten koszt w księgach podatkowych, tj. kiedy zaksięgowano go na podstawie otrzymanej faktury bądź innego dokumentu, za wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Zdarzają się więc sytuacje, gdy podatnik ma prawo do zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych jeszcze zanim upłynie termin płatności należności (dotyczy to zwłaszcza kosztów pośrednich). Jeżeli podatnik skorzysta z tego prawa, a jednocześnie upłyną terminy graniczne określone w art. 15b ustawy o p.d.o.p. czy w art. 24d ustawy o p.d.o.f., to podatnik zobowiązany będzie do dokonania korekty kosztów ujętych już w rachunku podatkowym.
Istotne jest, aby w zakresie tych wydatków być konsekwentnym co do terminu ich potrącania, a co za tym idzie – sposobu ich księgowania, ustawodawca dopuszcza bowiem w tym zakresie niejako dwie metody (należy przy tym pamiętać, że wybór ten dotyczy – z pewnymi wyjątkami – zdarzeń ewidencjonowanych w kolumnach 12 i 13 księgi).
Zasadniczo, koszty uzyskania przychodów potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione – konsekwencją przyjęcia tej zasady jest księgowanie wszystkich wydatków (poza zakupem towarów handlowych oraz materiałów podstawowych) w dacie poniesienia wydatku (tzw. „zasada kasowa”). Momentem poniesienia kosztu dla podatników, którzy wybrali tę metodę, jest dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Jest to tzw. „metoda uproszczona”.
Z drugiej strony ustawodawca dopuszcza, by koszty uzyskania przychodów potrącane były tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, a zatem także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe (w tym wypadku są one potrącane w roku, w którym zostały poniesione). Jeśli zatem podatnik stale – w każdym roku podatkowym – prowadzić będzie księgi w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego – to może księgować te wydatki (również z pewnymi wyjątkami) w dacie wystawienia faktury lub rachunku (tzw. „metoda memoriałowa”). Przy metodzie memoriałowej moment ujęcia kosztów w księdze przychodu i rozchodu uzależniony jest od rodzaju poniesionego kosztu. Koszty zostały tu podzielone na dwa rodzaje: bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania bezpośrednio związane z przychodami podlegają potrąceniu w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Jeżeli koszty te zostały poniesione po zakończeniu roku, a dotyczyły przychodów roku ubiegłego, to do dnia złożenia zeznania podatkowego (do upływu terminu złożenia tego zeznania) powinny być zaliczone do kosztów roku ubiegłego. Gdyby jednak koszty te zostały poniesione po dniu złożenia zeznania, to powinny być potrącone w roku podatkowym następującym po roku, za który jest składane zeznanie. Koszty pośrednio związane z przychodami należy ująć w podatkowej księdze przychodu i rozchodu w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to należy rozliczyć je proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą (art. 25 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Koszty zakupu materiałów ujmuje się w księdze przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeżeli materiały lub towary zostały otrzymane wraz z fakturą, to wpisu dokonujemy na podstawie faktury.
Jeśli towary trafiły do firmy przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić opis towaru i na tej podstawie dokonać wpisu do księgi zakupu towarów. Nie możemy natomiast zaksięgować pod datą wystawienia faktury, jeżeli nie otrzymaliśmy jeszcze zakupionego towaru. Zakup ten powinien być wpisany do księgi pod datą otrzymania towaru.
UWAGA!
▶