работника в организации устанавливается работодателем.
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
Под АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКОЙ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ следует понимать операции, полностью или частично осуществляемые с применением автоматизированных средств.
Автоматизированные базы данных могут быть географически разрознены и собираться воедино через компьютерные сети. Базы данных, хранящиеся в электронном виде, в большей мере чем информация, содержащаяся на бумажном носителе, доступны для неправомерного внедрения и корректировки или для корректировки, осуществляемой в результате сбоя в компьютерной программе.
Порядок получения, хранения, передачи и любого иного использования персональных данных работника должен быть зафиксирован в специальном локальном нормативном акте (актах). Соответствующий порядок может устанавливаться как приказом (распоряжением) работодателя, так и в коллективном договоре в качестве одного из приложений к нему. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под роспись.
Работодатель осуществляет хранение персональных данных работника, обеспечивая их защиту от неправомерного использования. Конкретные меры защиты персональных данных работника вырабатываются работодателем совместно с работниками и их представителями. Наиболее эффективными формами совместной выработки мер защиты персональных данных работника являются: рассмотрение этих мер в рамках проведения коллективных переговоров по заключению коллективного договора, проведение работодателем консультаций с представительным органом работников.
Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты установлен постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Унифицированные формы по учету кадров обязательны для применения во всех организациях независимо от форм собственности, а документы по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда – в юридических лицах всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений. Помимо унифицированных учетных документов работодатель вправе устанавливать и иные документы, фиксирующие информацию о работнике в связи с трудовыми отношениями.
Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем. Личное