Betreffzeile hat den Sinn, dass man den Betreff rein schreibt!
Muss-Infos sind:
Echte Themen, Kunden-Nummern, Namen,
und ganz wichtig! Datum (mit Wochentag), Uhrzeit, ..
Man darf sogar die Reihenfolge dieser Infos sinnvoll und einheitlich gestalten.
Kleine Änderung -> große Wirkung!
Kategorien: Emailkultur, KLARHEIT, Mitarbeiterführung, Organisation, Zeit sparen
29. Tipp: Bis zum Ende
Stellen wir uns folgende Situation vor:
Ein Kunde reklamiert.
Und weil das Unternehmen was dazu gelernt hat,
bearbeitet es die Reklamation freundlich, schnell und lösungsorientiert.
Zum Beispiel:
Der Kunde hat einen festen Liefertermin zugesagt bekommen, der wurde nicht eingehalten, Kunde reklamiert, Unternehmen kümmert sich um die fristgerechte Nach-Lieferung.
Bis hier hin ist die Reklamations- und Kundenbehandlung grundsätzlich gut.
Was passiert dann in der Regel? Nichts!
Offensichtlich herrscht die Meinung „Auftrag erledigt – Problem gelöst – fertig“.
Gut gedacht und trotzdem falsch.
Denn es besteht immer noch die Gefahr, den reklamierenden Kunden zu verlieren.
Was ist zu tun?
Wenn der Reklamations-Grund behoben ist,
z. B. die Nachlieferung raus ging,
dann rufen Sie beim Kunden an.
Und dann stellen Sie Fragen.
Mindestens, ob jetzt alles in Ordnung ist
und inwieweit er mit Ihnen und dem Unternehmen zufrieden ist.
Das Problem ist erst gelöst,
wenn es aus Kundensicht gelöst ist.
Kategorien: Empfehlungskunden, Expertenwissen, Gute Kommunikation, KLARHEIT, Mehr Kunden, Reklamation, Verantwortung, Werte, Zeit sparen
30. Tipp: Sinnvolle Mailkultur spart Zeit
Die Erfahrung zeigt in vielen Unternehmen ein grauenvolles Bild der Mailkultur.
In eine (1) Email wird alles reingepackt, was gerade zum Schreiben da ist, z. b. echte Informationen, privat kurz was über’s Wochenende, Hinweis zum nächsten Meeting, Bitte um eine Änderung in den Stammdaten, Auskunft über Kundenanfrage, Frage nach gemeinsamen Mittagessen, kopierter Text aus einer anderen Mail, ..
Auf den ersten Blick mag das wie eine gelungene Arbeit wirken.
Alles Aktuelle steht im Mail drin, sämtliche Aufgaben sind erledigt.
Nun kann der Sender auf die Antwort warten.
Der Empfänger bekommt diese Email und bearbeitet sie.
Seine Antworten stehen sowohl im selbst geschriebenen Text und als auch hinein geflickt zwischen den Fragen des Verfassers.
So geht das Drama, bzw. das Mail, hin und her.
Keiner merkt, wie unpraktisch diese Mailkultur ist.
Keiner will sehen, wie teuer diese Mailkultur ist.
Es kostet Zeit, weil der Empfänger manches überliest.
Es kostet Zeit, weil der Empfänger deshalb etwas nicht bearbeitet.
Es kostet Zeit, weil der Sender somit keine Antwort bekommt.
Es kostet Zeit, weil der Sender wiederum seinerseits nachfragen muss.
Es kostet Zeit, weil jeder auf die Rückinfo des anderen wartet.
Es kostet Zeit, weil jeder sucht, vergisst, nachfragt, Mail noch mal sendet, …
So lange wie Sammel-Mails geschrieben und bearbeitet werden,
gehen pro Mitarbeiter jeden Monat mindestens 10 Stunden Arbeits-Zeit sinnlos verloren.
Einfache Rechenübung:
Stundenlohn x 10 Stunden x Anzahl Mitarbeiter = in jedem Fall viel zu viel.
Was ist zu tun?
Schreiben Sie in ein Mail nur ein Thema.
Schreiben Sie Ihre Antwort zu einem Thema nur in eine Email.
Nur so können Sie einfach nachverfolgen, welche Aufgaben Sie erledigt haben.
Das spart Zeit, die Sie besser für Ihre Kundenpflege verwenden.
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31. Tipp: Weniger Fehler – mehr Zeit
Emails könnten sowohl intern als auch extern
sehr viel kostbare Arbeits-Zeit sparen
und eine hervorragende Arbeits-Erleichterung sein.
Aber kaum jemand nutzt die Betreffzeile eines Emails,
um