Kapitalmarkt Compliance. Karl Richter

– Beschlussfassungen sollen grundsätzlich in Sitzungen erfolgen, können aber z.B. in eilbedürftigen oder eindeutigen Fällen auch im Wege des schriftlichen Umlaufverfahrens herbeigeführt werden. Beschlussfassungen im schriftlichen Umlaufverfahren sind entsprechend zu dokumentieren und zeitnah allen Mitgliedern schriftlich bekannt zu machen. – Auch nachträgliche Stimmabgaben gelten als Teilnahme an der Beschlussfassung. Diese sind jedoch nur zulässig, soweit der Sitzungsleiter diese ausdrücklich zulässt und eine Frist für ihre Abgabe bestimmt.

3. Eskalation

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      Etwaige Unstimmigkeiten zwischen einzelnen Mitgliedern der Ad-hoc-Kommission sollen so zeitnah wie möglich beigelegt werden. Soweit erforderlich, ist der Vorsitzende einzuschalten, es sei denn, ein involviertes Mitglied fordert eine Entscheidung der gesamten Ad-hoc-Kommission ein.

      Weitergehende Eskalationsmöglichkeiten außerhalb der Ad-hoc-Kommission an den Vorstand, insbesondere im Rahmen von Linienverantwortlichkeiten, bleiben davon unberührt.

V. Organisation und Koordination

1. Häufigkeit der Sitzungen/Agenda

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–	Sitzungen der Ad-hoc-Kommission finden anlassbezogen statt.
–	Der Vorsitzende, im Falle seiner Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende, beruft die Sitzungen ein, bestimmt den Tagungsort sowie die Agenda und leitet die Sitzungen.
–	Jedes Mitglied ist berechtigt, die Aufnahme bestimmter Tagesordnungspunkte auf die Agenda unter Einschaltung des Vorsitzenden zu verlangen.
–	Vorlagen zu Sitzungen sind nach Möglichkeit mit einem Vorlauf von 2 Tagen an alle Mitglieder der Ad-hoc-Kommission und den Vorstandsvorsitzenden zu verteilen, so dass eine angemessene Vorbereitung auf die Sitzung gewährleistet ist.

2. Sitzungsprotokoll

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–

Über sämtliche entscheidungsrelevante Sitzungen der Ad-hoc-Kommission ist ein Protokoll zu fertigen, welches die getroffenen Entscheidungen entsprechend dokumentiert. Der Vorsitzende, im Falle seiner Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende, verantwortet die Erstellung, Abstimmung und finale Versendung des Protokolls an die Mitglieder der Ad-hoc-Kommission sowie gegebenenfalls weiterer Empfänger, wie Vorstandsmitglieder oder eine involvierte Fachabteilung. Es ist zu gewährleisten, dass die Verteilung des Protokolls so rechtzeitig geschieht, dass die Erfüllung einer etwaigen Ad-hoc-Publizitätspflicht nicht gefährdet wird. Zur Beschleunigung des Abstimmprozesses ist jedes Mitglied der Ad-hoc-Kommission sowie ggf. jede sonstige in die Protokollabstimmung einbezogene Person verpflichtet, unverzüglich an der Abstimmung mitzuwirken, d.h. unverzüglich ihr Einverständnis bzw. ihre Anmerkungen an den Protokollersteller zu übermitteln.

–

Über die wesentlichen Kernthemen der Sitzungen erfolgt eine zeitnahe Information an den Gesamtvorstand über den Vorsitzenden bzw. über die Aufnahme eines Beschlussvorschlags zur Ad-hoc-Publizitätspflicht in die den jeweiligen Sachverhalt betreffende Gesamtvorstandsvorlage durch die verantwortliche Fachabteilung; das jeweilige Sitzungsprotokoll der Ad-hoc-Kommission ist als Anlage beizufügen. Eilbedürftige Fälle sind unverzüglich dem Gesamtvorstand zur Kenntnis zu bringen

3. Gäste

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–	Der Vorstandsvorsitzende sowie das für die Compliance-Funktion zuständige Vorstandsmitglied haben ein permanentes Gastrecht in den Sitzungen der Kommission. Die jeweilige Agenda ist, sofern vorhanden, dem Vorstandsvorsitzenden sowie dem für die Compliance-Funktion zuständigen Vorstandsmitglied rechtzeitig vor der Sitzung zuzuleiten.
–	Sachverständige Personen Jedes ständige Mitglied kann in Abstimmung mit dem Vorsitzenden der Ad-hoc-Kommission oder im Falle seiner Abwesenheit seines Stellvertreters, sachverständige Personen zur Beurteilung einzelner Ad-hoc-Vorgänge hinzuziehen. Für die Beurteilung von Geschäftszahlen wird generell die Finanzabteilung hinzugezogen.
–	Gäste haben kein Stimmrecht.

4. Inkraftsetzung/Veröffentlichung

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–	Die Geschäftsordnung tritt durch Beschlussfassung durch die Ad-hoc-Kommission und des Gesamtvorstandes in Kraft.
–	Änderungen der Geschäftsordnung, sofern diese die Zielsetzung der Kommission, dessen Vorsitz, den Aufgabenbereich oder die Entscheidungsbefugnisse der Kommission betreffen, bedürfen der Zustimmung des Gesamtvorstands.
–	Änderungen in Bezug auf die Mitglieder bedürfen der Zustimmung durch den jeweiligen Vorsitzenden der Ad-hoc-Kommission sowie der Kenntnisnahme durch den Gesamtvorstand. Die Kenntnisnahme kann über die Zuleitung des Protokolls des jeweiligen Gremiums, welches über die Änderung beschlossen hat, in die nächste Sitzung des Gesamtvorstandes erfolgen. Änderungen zur Organisation und Koordination der Ad-hoc-Kommission obliegen dem Sitzungsleiter und bedürfen keiner weiteren Zustimmung.
–	Der Vorsitzende ist für die Aktualität der Geschäftsordnung verantwortlich.

      Jede Änderung der Geschäftsordnung bedarf einer neuen Versionsnummer sowie dem Datum der Inkraftsetzung. Die (Name der für die Dokumentation und Verwaltung von Geschäftsordnungen zuständigen Fachabteilung) ist unverzüglich über eine erfolgte Änderung der Geschäftsordnung unter Zusendung der aktualisierten Fassung zu unterrichten, so dass eine zeitnahe Veröffentlichung im Governance Framework sichergestellt ist.

      Anmerkungen

       [1]

      Der Tagesspiegel vom 2.3.2016.

       [2]

      Wirtschaftswoche vom 25.9.2015.

       [3]

      Handelsblatt vom 6.2.2017.

       [4]

      Frankfurter Allgemeine Zeitung vom 12.5.2017.

       [5]

      Buck-Heeb Rn. 379.

       [6]

      Klöhn AG 2016, 423.

       [7]