Art. 19 Abs. 5 MAR verpflichtet die Emittenten eine Liste der Personen zu erstellen, die Führungsaufgaben wahrnehmen (Managers), sowie derjenigen Personen, die zu diesen in enger Beziehung stehen. Die Manager sind vom Emittenten schriftlich über ihre Mitteilungs- und Meldepflichten zu belehren, wobei – wie bei Insiderlisten – die elektronische Form ausreichend sein dürfte. Daneben müssen wiederum Personen, die Führungsaufgaben wahrnehmen, in enger Beziehung zu ihnen stehenden Personen schriftlich von deren Verpflichtungen in Kenntnis setzen und hierüber eine Kopie dieses Dokuments aufbewahren.
Um den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, empfiehlt sich insoweit die Personen mit Führungsaufgaben in die funktionsbezogene Insiderliste mit aufzunehmen.[76] Auf dieser sollten alle natürlichen Personen erfasst werden, die entweder Führungsaufgaben beim Emittenten oder eine direkte oder indirekte Kontrolle beim Emittenten ausüben.
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Darüber hinaus müssen diese Personen auch mitteilen, ob sie selbst oder eine ihnen „eng verbundene Person“ Führungsaufgaben bei einer Zielgesellschaft ausüben.[77]Aus diesen Auskünften sollte der Emittent ebenso eine Liste von Zielgesellschaften führen. Diese Liste ist sodann von der für den Beteiligungserwerb zuständigen Stelle zu kontrollieren.
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Die Pflicht zur Auskunft ergibt sich bei Organmitgliedern aus Treuepflichten, wohingegen sonstigen Mitarbeitern in Leitungspositionen gegenüber ein vertraglicher Anspruch besteht. Daher sollten in der Praxis die Arbeitsverträge mit diesen Personen entsprechende Klauseln enthalten.
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Soweit entsprechende Aktienzuteilungen zentral bei einer Bank geführt werden, besteht darüber hinaus im Rahmen dieser Geschäftsverbindung die Möglichkeit, die direkte Mitteilung von Directors' Dealings an die zuständige Stelle beim Emittenten zu vereinbaren.
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Ist der persönliche Anwendungsbereich eröffnet, muss die für Beteiligungen zuständige Stelle des Emittenten die Information nach Eingang prüfen und die Information an diejenige Abteilung weitergeben, die für die Vornahme der Mitteilungen zuständig ist.
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In der Praxis geschieht dies durch elektronische Meldesysteme. So ist zum einen eine Systematisierung der Meldungen gewährleistet, gleichzeitig werden Meldungen gespeichert und können mittels computergestützter Systeme leichter bearbeitet werden. Zusätzlich zu einem internen elektronischen Meldesystem zur eigentlichen Meldung an die BaFin kann auch deren elektronisches System benutzt werden. Wie allgemein bei der ganzen Mitteilungsthematik gilt auch hier, dass eine umfassende und fortlaufende Schulung der zuständigen Mitarbeiter zu gewährleisten ist. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die betreffenden Informationen über die einschlägigen Kanäle auch die zuständigen Stellen erreichen. Eine gewisse Steuerungsmöglichkeit besteht aber über den gesamten Drei-Tages-Zeitraum.
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VIII. Stimmrechtsmitteilung gem. § 33 WpHG
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Als instruktives Beispiel der Ad-hoc-Publizität, das als solches auch unter den Begriff der Emittenten-Compliance fällt, aber einen der erwähnten Vorgänge darstellt, die zumeist außerhalb des Unternehmens liegen, lässt sich die Stimmrechtsmitteilung ins Feld führen.[78]
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Unter einer Stimmrechtsmitteilung versteht man die Bekanntgabe des Besitzes einer gewissen Anzahl von Stimmrechten in Form von Aktien an einem Unternehmen. Beim Erreichen bestimmter Meldeschwellen haben Aktienbesitzer eine Stimmrechtsmitteilung an die BaFin zu machen. Wird ein in § 33 Abs. 1 S. 1 WpHG genannter Prozentanteil von 3, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50 oder 75 % erreicht bzw. unterschritten, muss der Emittent entsprechend handeln.
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Mit Inkrafttreten des Umsetzungsgesetzes zur europäischen Transparenzrichtlinie-Änderungsrichtlinie (TRL-ÄndRL-UmsG) zum 26.11.2015 haben sich die Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten bezüglich bedeutender Stimmrechtsanteile an börsennotierten Emittenten und deren Börsenzulassungsfolgepflichten geändert.
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Die wesentlichen Änderungen und Neuerungen betreffen für Meldepflichtige u.a. das System der Meldetatbestände, das einheitliche und verpflichtende Meldeformular, die Mitteilungsfristen, die Stimmrechtszurechnung, die Konzernmitteilungen, die Mitteilungspflichten beim Halten von Finanzinstrumenten, die Sanktion des Rechtsverlusts und Bestandsmitteilungspflichten. Für Emittenten ändern sich u.a. die Veröffentlichungspflichten bezüglich Stimmrechtsmitteilungen und bei Änderungen der Gesamtzahl der Stimmrechte sowie die Börsenzulassungsfolgepflichten.
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Die BaFin hat Fragestellungen im Zusammenhang mit den geänderten Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten in einer Liste häufiger Fragen zusammengefasst.[79] Zudem hat sie zwischenzeitlich das überarbeitete Modul zu den Stimmrechtsmitteilungen zur Konsultation gestellt.[80]
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Grundsätzlich wurde das auslösende Moment der Meldepflicht von der Eigentumsübertragung vom Eigentümer auf den Erwerber auf das Bestehen eines unbedingten oder eines ohne zeitliche Verzögerung zu erfüllenden (schuldrechtlichen) Anspruchs oder einer entsprechenden Verpflichtung vorverlegt.
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Mit Inkrafttreten des TRL-ÄndRL-UmsG setzen sich die Meldetatbestände wie folgt zusammen:
| – | Mitteilungspflicht bei direktem Halten von Stimmrechten aus Aktien bzw. bei entsprechender Stimmrechtszurechnung nach § 33 in Höhe eines Stimmrechtsanteils von 3 % oder mehr; |
| – | § 38 WpHG: Mitteilungspflicht für unmittelbare und mittelbare Inhaber von Instrumenten (Finanzinstrumente und sonstige Finanzinstrumente); |
| – | § 39 WpHG: Mitteilungspflicht bei Zusammenrechnung der Stimmrechtsanteile nach §§ 21, 22 und § 25 WpHG. |
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Stimmrechtsmitteilungen nach §§ 33, 38 und 39 WpHG können ausschließlich nach dem vorgeschriebenen Formular abgegeben werden. Der Hintergrund dafür ist das Bestreben auf europäischer Ebene, auch über die Geltungsgrenzen des nationalen Rechts hinaus die Lesbarkeit und Verständlichkeit einer Stimmrechtsmitteilung zu fördern. Zu diesem Zweck wurde auf Ebene von ESMA ein Stimmrechtsformular verabschiedet, an dem sich die Mitgliedstaaten orientieren. Die Bundesrepublik – so wie andere Mitgliedstaaten auch – hat sich dafür entschieden, das von ESMA vorgegebene Formular inhaltlich und in seinem Erscheinungsbild 1:1 zu übernehmen. Das Formular kann auf der Hompage der BaFin heruntergeladen werden.[81]
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Des Weiteren muss der Meldepflichtige die Mitteilung unverzüglich vornehmen, d.h. spätestens hat die Mitteilung nach vier Handelstagen zu erfolgen. Die Frist beginnt nach § 33 Abs. 1 S. 3 WpHG mit dem Zeitpunkt, zu dem der Meldepflichtige Kenntnis davon hat oder nach den Umständen haben musste, dass sein Stimmrechtsanteil die relevanten Schwellen erreicht, überschreitet oder unterschreitet.[82] Standardformulare für Stimmrechtsmitteilungen und Veröffentlichung derselben können auf der Homepage der BaFin heruntergeladen werden.[83]
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Handelt es sich um eigene Aktien des Unternehmens, kann dieses selbst als Objekt keine Mitteilung durchführen. Handelt sich jedoch um den Erwerb oder den