Вы находите что-нибудь знакомое?
• Некоторые вещи могут эффективно обсуждаться без собраний.
• Люди приходят на собрания неподготовленными.
• На совещания приглашаются лишние люди, которые просто просиживают там и тратят свое время.
• На совещания забывают пригласить нужных людей.
• Организаторы совещаний часто забывают озвучить повестку, цель собрания, расписание совещания, ключевые пункты обсуждения. Поэтому у участников складывается разное представление о том, что делать на совещании и что обсуждать.
• Ведущие собрания не контролируют достаточно процесс проведения собрания. Из-за этого происходит отступление от повестки, от целей и ключевых пунктов собрания. В результате люди отвлекаются, кто-то переключает внимание на не существенные для данного вопроса пункты, кто-то отмалчивается, кто-то раздражается по типу: «Почему мы обсуждаем не то, что хотели изначально?!» Совещания часто затягиваются.
• Ведущие собрания могут использовать слишком авторитарный стиль управления, подавляя мнения других, или слишком попустительский стиль, способствуя сумятице и бардаку.
• Ведущие совещаний не используют или используют неправильно разные технологии обсуждения и поиска решений. К примеру, в половине случаев, когда люди говорят о мозговом штурме, после первых высказанных идей начинается стремительная критика со стороны. Но это не мозговой штурм!
• Участники совещания вносят разный вклад, одни слишком заполняют собой все пространство, другие не предлагают свои идеи, хотя могли бы.
• Некоторые люди выступают на совещаниях без должных презентационных навыков и умений, не умея предлагать свои идеи.
• Некоторые участники собраний деструктивно критикуют чужие идеи и либо защищают только свои, либо вообще ничего не предлагают.
• Результаты собраний не фиксируются, не подводятся итоги, нет четкого плана, что мы будем делать после. Получается работа вхолостую.
• Не распределяется или неправильно распределяется ответственность за выполнение того, что обсудили на совещании. Люди послушали, разошлись и половину забыли. А кто и что будет делать?
• Участники сами не хотят брать ответственность за принятые решения на совещании. Происходит перекладывание ответственности после собрания.
• Нет достаточного контроля за исполнением принятых на собрании решений.
По-моему, у вас достаточно оснований для того, чтобы овладеть технологиями и искусством проведения совещаний.
Эффективно проведенное совещание позволяет собирать информацию, ставить цели, обучать людей, разрешать конфликты, искать и принимать решения, распределять ответственность и подводить итоги, используя интеллектуальные ресурсы и опыт всей группы.
Навык № 10. Коммуникации, общение
Наравне с принятием решений вторая управленческая функция, которая является сквозной и буквально пронизывает всю деятельность